Изменение штатного расписания при оптимизации: порядок действий и оформление документов

Документы, сопровождающие процедуру и их содержание

Важно правильно, без нарушения установленного порядка соблюсти процедуру сокращения работников. Необходимыми документами будут уведомление, служебная записка и приказ

Расскажем подробнее об их составлении.

Уведомление работника, которого собираются сократить

В обязанность работодателя входит предупреждение в письменной форме сотрудника о сокращении. Унифицированная форма этого документа законодательством не предусмотрена, кадровая служба составляет его самостоятельно. Уведомление составляют в двух экземплярах – работодателю и работнику.

Содержание документа:

• название организации;
• ФИО работника, его должность, структурное подразделение, почтовые данные (если документ отправляется на место жительства);
• порядковый номер уведомления, сведение о приказе и дата;
• содержание письма, со ссылкой на приказ, на основании которого сокращается должность;
• дата, когда будет расторгнут договор;
• разъяснение прав по ТК РФ в случае если сократилась должность;
• подпись и расшифровка руководителя;
• подпись и расшифровка работника, о том что он ознакомлен с уведомлением.

ВНИМАНИЕ! В случае отказа сотрудника от подписи уведомления, составляется акт, который нужно подколоть к уведомлению.

Администрация предприятия должна до увольнения работника в письменном виде предлагать ему имеющиеся вакансии, подходящие по квалификации и состоянию здоровья. По каждому такому предложению необходимо составлять акт.

• Скачать бланк уведомления сотрудника о сокращении его должности
• Скачать образец уведомления сотрудника о сокращении его должности
• Скачать бланка акта, составляемого в случае отказа работника подписывать уведомление о сокращении
• Скачать образец акта, составляемого в случае отказа работника подписывать уведомление о сокращении

Закон устанавливает разные сроки для уведомления сокращаемых работников:

1. Работающие по срочному договору – за 3 дня ст.292 ТК РФ.

Неправильно оформленное сообщение о прерывании трудовых отношений может вызывать споры и конфликты. Поэтому работодателю нужно учитывать все нюансы при заполнении этого документа.

Служебная записка

При сокращении штата перед нанимателем стоит острая задача выбора сотрудников, с преимущественным правом оставления на рабочем месте. В таком случае руководителем структурного подразделения составляется служебная записка с подтверждением более высокой квалификации и производительностью труда конкретного сотрудника.

Содержание документа:

• наименование организации и ФИО руководителя, на кого составлено письмо;
• должность и ФИО от имени кого составлена служебная записка;
• порядковый номер и дата документа;
• название документа;
• распределение дополнительного объема работы на выбранных сотрудников;
• указание надбавки к окладу, за переработку работникам;
• должность, подпись, дата и расшифровка работника отдела кадров.

Приказ

Кадровая служба издает в таких ситуациях два приказа:

1. Приказ о сокращении должностей.
2. Приказ об увольнении работников.

Форма распоряжения о сокращении законодательно не закреплена. Разрабатывается работодателем самостоятельно.

Содержание документа:

1. Наименование организации.
2. Название, номер и дата документа.
3. Краткое содержание.
4. Причины, которые повлияли на сокращение штата.
5. Список работников, попадающие под сокращение или наименование должностей (также указывается количество единиц).
6. Дата утверждения.
7. Указание ответственных лиц за исполнением приказа.
8. Подпись руководителя и ответственного лица.

• Скачать бланк приказа о сокращении должностей в штате
• Скачать образец приказа о сокращении должностей в штате
• Скачать бланк приказа на увольнение сотрудника в связи с сокращением штата
• Скачать образец приказа на увольнение сотрудника в связи с сокращением штата

Документы, сопровождающие процедуру и их содержание

Важно правильно, без нарушения установленного порядка соблюсти процедуру сокращения работников. Необходимыми документами будут уведомление, служебная записка и приказ

Расскажем подробнее об их составлении.

Уведомление работника, которого собираются сократить

В обязанность работодателя входит предупреждение в письменной форме сотрудника о сокращении. Унифицированная форма этого документа законодательством не предусмотрена, кадровая служба составляет его самостоятельно. Уведомление составляют в двух экземплярах – работодателю и работнику.

Администрация предприятия должна до увольнения работника в письменном виде предлагать ему имеющиеся вакансии, подходящие по квалификации и состоянию здоровья. По каждому такому предложению необходимо составлять акт.

Закон устанавливает разные сроки для уведомления сокращаемых работников:

Неправильно оформленное сообщение о прерывании трудовых отношений может вызывать споры и конфликты. Поэтому работодателю нужно учитывать все нюансы при заполнении этого документа.

Статья 292 ТК РФ. Расторжение трудового договора

Работник, заключивший трудовой договор на срок до двух месяцев, обязан в письменной форме предупредить работодателя за три календарных дня о досрочном расторжении трудового договора.

Работодатель обязан предупредить работника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников в письменной форме под роспись не менее чем за три календарных дня.

Работнику, заключившему трудовой договор на срок до двух месяцев, выходное пособие при увольнении не выплачивается, если иное не установлено федеральными законами, коллективным договором или трудовым договором.

Служебная записка

При сокращении штата перед нанимателем стоит острая задача выбора сотрудников, с преимущественным правом оставления на рабочем месте. В таком случае руководителем структурного подразделения составляется служебная записка с подтверждением более высокой квалификации и производительностью труда конкретного сотрудника.

Приказ

Кадровая служба издает в таких ситуациях два приказа:

Форма распоряжения о сокращении законодательно не закреплена. Разрабатывается работодателем самостоятельно.

Обзор: судебная практика по сокращению штата

1. Принципы сокращения штата

• Предвидение надобности: Работодатель должен объективно обосновать необходимость сокращения штата сотрудников, основываясь на объективных экономических и организационных факторах.
• Коллективные договоры: При сокращении штата, работодатель обязан соблюдать условия коллективного договора или иных соглашений с профсоюзом, касающиеся процедуры сокращения работников.
• Социальная защита: Работодатель обязан обеспечить работникам социальную защиту при сокращении штата, включая выплату компенсаций и предоставление возможностей нового трудоустройства.
• Допуск к информации: Работник имеет право на получение достоверной информации о причинах и процедуре сокращения штата, чтобы иметь возможность защищать свои интересы.

2. Решения судов по сокращению штата

Судебная практика по сокращению штата подчеркивает важность соблюдения законодательства и процедур при принятии решения об исключении сотрудников из штатного расписания. Работодатели обязаны объективно обосновывать необходимость сокращения и соблюдать права работников на социальную защиту и информацию

Работники, в свою очередь, должны быть готовы выступить за защиту своих интересов в случае незаконного сокращения штата.

Аутсорсинг основных услуг

Экономический эффект от оптимизации штатного расписания трудно поддается исчислению. Однако, поскольку этот процесс рассматривается как инструмент повышения заработной платы, можно использовать в качестве индикатора эффективности динамику изменений средней зарплаты работников:

            Период           

Размер среднемесячной заработной платы, руб.

 2009 г.                     

                   17 288

 2010 г.                     

                   24 849

 2011 г.                     

                   32 379

 Девять месяцев 2012 г.      

                   36 604

Таким образом, заработная плата за этот период выросла более чем в два раза. Достичь этого позволило сокращение штатной численности персонала при одновременном увеличении фонда оплаты труда, снижении расходов на содержание учреждения и росте внебюджетных доходов.

Весь период оптимизации можно назвать очень трудной, но интересной и творческой работой. Она требует от директора учреждения профессионального руководства, вовлечения в процесс команды заместителей, открытости действий и информирования коллектива (сложности могут начаться тогда, когда директор ничего не объясняет персоналу). Но главное для директора — убрать собственные сомнения. Они всегда препятствуют переменам.

Последние два года штатное расписание учреждения практически не менялось — думаю, сегодня оно оптимально. По результатам основной и финансовой деятельности на 1 апреля 2012 г. колледж занял первое место в рейтинге среди учреждений СПО Пермского края. Что же касается эффективности работы сотрудников, на наш взгляд, она основана не только на достойной заработной плате, но и на преданности учреждению, интересе к работе.

В заключение отмечу, что в связи со сменой в апреле 2012 г. руководства регионом окончательно снято административное давление на руководителей образовательных учреждений при принятии решения о передаче непрофильных функций на аутсорсинг. То есть некоторые учреждения, возможно, захотят свернуть этот процесс. Но те, кто на практике оценил преимущества аутсорсинга, от него не откажутся. В их числе наш колледж предпринимательства — в настоящее время мы работаем и в направлении передачи на аутсорсинг основных услуг.

Так, физподготовку учащихся можно передать спортшколе или другому образовательному учреждению с хорошей спортивной базой, производственную практику (например, по специальности «товаровед») — учебному центру торговой сети, практическое вождение автомобиля — автошколе. В настоящее время колледж уже передал часть обучения парикмахеров, осуществляемого на базе дополнительных программ, крупной сети парикмахерских. В дальнейшем учреждение планирует передать сторонним организациям еще часть функций в рамках образовательного процесса.

Н.Н.Карташова

К. п. н.,

директор

КГАОУ СПО «Краевой колледж

предпринимательства»

Какой эффект может быть от упразднения должности

Упразднение должности может иметь различные эффекты на организацию, в зависимости от конкретной ситуации и обстоятельств. Вот некоторые из возможных эффектов:

Тревожные новости, сообщенные вовремя

«Счастливчики», которыми работодатель решил пожертвовать для уменьшения штата, должны узнать об этом заблаговременно. В течение 2 месяцев у сотрудников будет на руках письменное уведомление о грядущей «свободе». В получении данного уведомления сотрудники, которые скоро станут бывшими, должны расписаться.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не противоречит процедуре только вручение извещения под роспись. Устные объявления, переговоры, помещение информации на стенде и т.п

способы юридической силы не имеют: в случае оспаривания законности сокращения работодатель не сможет доказать, что предупредил сотрудника вовремя.

Этап 1. Выберите вариант сокращения и проверьте документы по персоналу

Какие варианты сокращения бывают

Сокращают или штат, или численность. Когда штат, то увольняют всех работников конкретной должности – например, бухгалтеров, чтобы передать учет на аутсорс. Когда численность, то уменьшают число сотрудников конкретной должности – например, из трех дизайнеров оставляют одного, потому что с помощью нейросетей он справляется в одиночку.

Определитесь с тем, какое сокращение будет у вас, потому что это влияет на этапы. Например, при сокращении штата не проверяют, у кого из работников есть преимущественное право, чтобы остаться. Значит, третий этап не понадобится.

Какие документы изменить или оформить до начала сокращения

После того, как определитесь с вариантом сокращения, сделайте вот что.

Первое. При сокращении штата перепишите должностные инструкции для разных должностей, но с одинаковым функционалом. Вообще таких совпадений быть не должно, но вдруг. Например, у главбуха и финдира в должностных инструкциях прописано одно и то же. Если сократите финдира, не сравнив его квалификацию с аналогичным по функционалу главбухом, суд его восстановит. Потому что по факту это сокращение численности, а не штата, а значит, нарушение требований ТК РФ.

Второе. Исключите из штатного расписания «пустые» должности – те, которые не заняты и не планируются к замещению, иначе придется предлагать их сокращаемым. Например, есть ставка кассира, но она не занята, потому что все платежи идут по безналу и кассы в компании фактически нет. Для сокращаемого бухгалтера должность кассира – подходящая вакансия. Не уберете ее – сокращенный бухгалтер превратится в ненужного кассира.

Третье. Обоснуйте сокращение расчетами. Например, планируете сократить водителей. Тогда в аналитической записке подсчитайте, сколько тратите на свой автопарк – зарплату водителям, ГСМ, амортизацию машин – и сравните это со стоимостью услуг транспортной компании. Должно получиться, что свой автопарк дороже. Этим докажете, что водители не нужны.

Такое обоснование – это «привет» из судов. В ТК РФ про него ничего нет, зато судьи запрашивают, когда рассматривают жалобы обиженных на сокращение работников.

Четвертое. Проверьте, можно ли сократить работников. Если все ваши водители или бухгалтеры из тех, кого нельзя сократить по закону, тогда с увольнением ничего не выйдет.

Про тех, кто защищен от сокращения, написано в:

• ст. 261 и 351.7 ТК РФ;
• п. 19 ст. 29 Закона от 12.06.2002 г. № 67-ФЗ.

Учтите два момента:

• чтобы не ошибиться, отправьте предполагаемым к сокращению работникам запрос. В нем перечислите защищенные категории и попросите сотрудников отметить, к какой они относятся и поставить дату заполнения опросника;
• оформляйте все в письменном виде, чтобы, если что, предъявить в суде. Есть примеры, когда на дату принятия решения о сокращении работник был самым обычным, а потом вдруг беременел или становился членом избиркома. То есть прятался от грядущей участи «в домик» и заодно бежал в суд. Запрос с датой и подписью работника станет вашим оправданием в судебных тяжбах.

На схеме показали, кого нельзя сократить.

Рисунок 2. Кого нельзя сокращать на работе

Упразднение должности: суть процесса

Упразднение должности представляет собой процесс, в результате которого определенная должность в организации или компании перестает существовать. Это означает, что все обязанности, полномочия и ответственность, связанные с данной должностью, удаляются или перераспределяются на других сотрудников или подразделения.

Упразднение должности может быть вызвано различными факторами, такими как реструктуризация организации, сокращение штата, автоматизация процессов или изменение бизнес-модели. Часто оно проводится с целью сокращения затрат или оптимизации работы организации.

В процессе упразднения должности может быть выполнено несколько этапов:

1. Анализ и подготовка

На этом этапе проводится анализ необходимости сохранения данной должности и оценка ее влияния на процессы и результаты работы компании. Также определяются возможные варианты перераспределения обязанностей и оптимизации структуры производства.

2. Согласование и утверждение

После проведения анализа необходимо обсудить предлагаемые изменения с руководством компании и провести согласование по всем уровням. На этом этапе решается окончательный вопрос о необходимости упразднения должности и принимается соответствующее решение.

3. Уведомление сотрудников

После принятия решения о упразднении должности сотрудники информируются об этом

Важно проявить тактичность и объяснить решение компании, а также обсудить возможности перехода на другие должности или выделить компенсационные меры

4. Перераспределение обязанностей

На этом этапе происходит перераспределение задач и обязанностей, принадлежавших упраздненной должности, на других сотрудников компании. Это может потребовать дополнительного обучения или переговоров с сотрудниками, чтобы они могли успешно справиться с новыми задачами.

Упразднение должности может иметь как положительные, так и отрицательные последствия. С одной стороны, это может привести к сокращению расходов, упрощению структуры и повышению эффективности организации. С другой стороны, это может вызвать неудовлетворение среди сотрудников, повышение нагрузки на другие должности и потерю определенного опыта и знаний, связанных с упраздненной должностью.

В целом, упразднение должности — это серьезный процесс, который требует внимательной подготовки и оценки, а также грамотного управления изменениями, чтобы минимизировать негативные последствия и обеспечить успешное функционирование организации.

Чем руководствоваться при увольнении сотрудника

Руководитель, принимая сложное решение о том, кто останется, а кто будет сокращен, не может руководствоваться своим желанием либо антипатиями. Сокращение предусматривает преимущественное право: это значит, что некоторые сотрудники имеют меньше шансов быть уволенными, чем другие. Рассмотрим факторы, которые влияют на выбор руководителя (ст. 179 ТК РФ).

1. Квалификация сотрудника. Лица с более высокой квалификацией имеют приоритет.
2. Производительность труда. Тем, кто лучше выполняет или перевыполняет установленные нормы, имеет меньше или не подвергался административным взысканиям, награждался или поощрялся другим образом, стоит меньше опасаться сокращения, чем сотрудникам с менее радужной репутацией.
3. Другие приоритеты. Если пункты 1 и 2 у разных сотрудников примерно равные, руководитель выберет для оставления на работе:
   • имеющего 2 или более отпрысков или других иждивенцев;
   • единственного кормильца семьи;
   • инвалида боевых действий;
   • работника, ранее пострадавшего на предприятии;
   • сотрудника, направленного повышать квалификацию.
4. Льготные категории. При прочих равных преимущественное право окажется на стороне сотрудников-«чернобыльцев» (пп.7 п.1 ст.14 Закона «О социальной защите» от 15.05.1991 г.), лиц, пострадавших от испытаний в Семипалатинске (п.10 ст.2 ФЗ №2 от 10.01.2002 г.), а также Героев СССР и России и полных орденоносцев Славы (п.1 ст.8 Закона № 4301-1 от 15.01.1993 г.)

Сравнительный анализ всех этих пунктов должен быть отражен в личных делах каждого кандидата на увольнение.

Воздействие упразднения должности на работу организации

Упразднение должности может оказать значительное воздействие на работу организации и ее сотрудников. Это решение может иметь как положительные, так и отрицательные последствия, в зависимости от конкретной ситуации и обстоятельств.

Одним из основных воздействий упразднения должности является изменение рабочих процессов и распределение обязанностей среди оставшихся сотрудников

Если должность была важной и выполняла ключевые функции, упразднение может привести к перегрузке остальных сотрудников, которые должны будут взять на себя дополнительные задачи и ответственность

Другой возможный эффект упразднения должности — ухудшение мотивации и работоспособности сотрудников. Если сотрудники видят, что их коллегу уволили и их обязанности были просто перераспределены, они могут испытывать чувство неуважения и разочарования. Это может привести к снижению производительности и качества работы.

Однако, упразднение должности также может иметь положительные последствия для организации. В некоторых случаях, должность может быть излишней или устаревшей, и ее упразднение может помочь рационализировать рабочие процессы и повысить эффективность организации. Также, упразднение должности может снизить издержки и уровень бюрократии организации.

Одним из главных аспектов упразднения должности является коммуникация с сотрудниками. Организация должна четко объяснить причины упразднения должности и включить сотрудников в принятие этого решения. Адекватное информирование и открытость помогут снизить негативные последствия и установить доверие между руководством и сотрудниками.

В целом, воздействие упразднения должности на работу организации зависит от специфики ситуации и отношений внутри коллектива

Важно внимательно анализировать и оценивать преимущества и недостатки данного решения перед его принятием

Влияние упразднения должности на сотрудников

Упразднение должности является серьезным изменением в организационной структуре компании и может оказать значительное влияние на сотрудников. Это процесс, который может вызывать тревогу и неопределенность среди сотрудников, особенно если они не знают, какие последствия ожидают их.

Вот несколько основных факторов, которые влияют на сотрудников при упразднении должности:

1. Неопределенность будущего. Одним из главных влияний упразднения должности является неопределенность по поводу будущего сотрудника. Когда должность упраздняется, сотрудник может не знать, что будет происходить дальше — будет ли ему предложено другое место в компании, какие изменения будут в его задачах и ответственностях и т. д. Это может вызвать тревогу и беспокойство у сотрудников относительно их карьерного развития.
2. Потеря статуса и идентичности. Когда должность упраздняется, сотрудник может потерять свой статус и привычную идентичность, связанную с этой должностью. Это особенно отчетливо проявляется в случаях, когда сотрудник занимал высокий пост или имел значимые обязанности. Потеря должности может вызвать у сотрудника эмоциональный стресс и снизить его самооценку.
3. Изменение ответственностей и задач. При упразднении должности сотруднику может быть предложено новое место работы в компании. Это может включать в себя изменение ответственностей и задач, которые могут быть как позитивными, так и негативными. Сотруднику может потребоваться освоить новую область работы, изменить свою роль в команде и адаптироваться к новым требованиям. Эти изменения могут вызвать стресс и требовать адаптации со стороны сотрудника.
4. Беспокойство об условиях труда. Упразднение должности может вызвать беспокойство у сотрудников относительно их условий труда, таких как заработная плата, бонусы, страховка и прочее. Сотрудники могут опасаться, что после упразднения должности, их условия труда могут быть изменены или ухудшены. Это может создать финансовые и личные проблемы для сотрудников, особенно если они имеют зависимых.
5. Влияние на межличностные отношения. Упразднение должности может повлиять на межличностные отношения сотрудника. Взаимоотношения с коллегами и подчиненными могут измениться, особенно если сотрудник переселяется на новую должность или если его роль и статус в организации изменяются. Это может привести к напряженности и неудовлетворенности среди сотрудников и повлиять на коллективный дух и эффективность работы команды.

В целом, упразднение должности может вызывать эмоциональный стресс, тревогу и неопределенность у сотрудников. Однако правильное ведение процесса и забота о сотрудниках могут помочь снизить негативные влияния и повысить уровень комфорта и поддержки

Важно обеспечить ясную и своевременную коммуникацию, обучение и поддержку сотрудников в период изменений, чтобы помочь им адаптироваться к новым условиям и сделать переход максимально гладким

Последствия упразднения должности: их влияние на сотрудников и бизнес

Упразднение должности в организации может иметь разнообразные последствия для сотрудников и бизнеса в целом. Вот некоторые из них:

• Увеличение рабочей нагрузки: сотрудники, оставшиеся в организации после упразднения должности, могут столкнуться с повышенным объемом работы. Они могут быть вынуждены выполнять обязанности как самостоятельно, так и те, которые ранее были распределены между несколькими должностями.
• Ухудшение мотивации и удовлетворенности: упразднение должности может вызвать у сотрудников чувство неуверенности и тревоги по поводу их будущего в организации. Это может привести к снижению их мотивации и удовлетворенности работой.
• Риск потери опыта и знаний: если упразднение должности затрагивает опытных сотрудников, организация может потерять накопленный опыт и знания. Это может негативно сказаться на продуктивности и качестве работы.
• Создание новых возможностей: упразднение должности может быть источником новых возможностей для сотрудников. Они могут получить возможность принять участие в проектах, которые ранее выполнялись другими сотрудниками, и расширить свой кругозор и навыки.

Для бизнеса упразднение должности может иметь следующие последствия:

Снижение затрат: упразднение должности позволяет сократить расходы на заработную плату и другие связанные с должностью издержки.

Повышение эффективности: упразднение должности может привести к повышению эффективности работы. Более сфокусированное распределение обязанностей между оставшимися сотрудниками может помочь улучшить качество и скорость выполнения задач.

Реорганизация и оптимизация: упразднение должности является часто необходимым шагом при реорганизации и оптимизации бизнес-процессов. Оно позволяет организации пересмотреть свою структуру и адаптироваться к изменяющимся условиям.

Риск потери необходимой экспертизы: однако, упразднение должности также может приводить к потере необходимой экспертизы и навыков, которые ранее обеспечивала данная должность

Бизнес должен принимать во внимание потенциальные риски и разработать планы по сохранению и передаче знаний.

Таким образом, упразднение должности может оказывать различное влияние на сотрудников и бизнес. Правильное управление этим процессом позволит минимизировать негативные последствия и использовать возникающие возможности для улучшения работы организации.