Техническое документоведение

Программное обеспечение vs. аппаратное обеспечение

ИТ технологии включают в себя несколько уровней физического оборудования (аппаратного обеспечения), виртуализацию, системы управления, средства автоматизации, операционные системы, другое системное программное обеспечение и приложения, используемые для выполнения основных функций. Пользовательские устройства, периферийные устройства и программное обеспечение могут быть включены в домен ИТ. ИТ также может относиться к архитектурам, методологиям и правилам, регулирующим использование и хранение данных.

Программное обеспечение

Существует две категории программного обеспечения: системное программное обеспечение и приложения. Системное программное обеспечение включает в себя компьютерные программы, управляющие основными вычислительными функциями. Они включают следующее:

ОС;
БИОСы;
Загрузочные программы;
Сборщики;
Драйверы устройств.

Бизнес-приложения включают в себя:

Базы данных, такие как SQL Server;
Транзакционные системы, такие как ввод ордеров в реальном времени;
Почтовые серверы, такие как Microsoft Exchange
Веб-серверы, такие как Apache и Microsoft Internet Information Services (IIS);
Управление взаимоотношениями с клиентами, например Oracle NetSuite и HubSpot;
Системы планирования ресурсов предприятия, такие как SAP S/4HANA.

Эти приложения используют запрограммированные инструкции для манипулирования, консолидации, распределения и других операций с данными в бизнес-целях.

Мобильные приложения, работающие на смартфонах, планшетах и других портативных устройствах, обычно подключаются к облачным приложениям или приложениям центра обработки данных через интернет. Эти приложения расширили область вычислений и создали новую категорию программного обеспечения и телекоммуникаций, для обслуживания которых требуются специальные знания.

Аппаратное обеспечение

Существует множество различных типов компьютерного оборудования. Компьютерные серверы запускают бизнес-приложения. Серверы взаимодействуют с клиентскими устройствами в модели клиент-сервер. Они также взаимодействуют с другими серверами через компьютерные сети, которые обычно связаны с интернетом.

Хранилище — это еще один тип оборудования. Это любая технология, которая хранит информацию в виде данных. Хранилище может быть локальным на определенном сервере или общим для многих серверов, оно может быть установлено локально или доступно через облачную службу. Сохраняемая информация может принимать различные формы, включая файлы, мультимедиа, телефонию, веб-данные и данные датчиков. Аппаратное обеспечение хранения включает энергозависимую оперативную память (ОЗУ), а также энергонезависимую ленту, жесткие диски и твердотельные накопители.

Телекоммуникационное оборудование, включающее карты сетевого интерфейса (NIC), кабели, устройства беспроводной связи и коммутационные устройства, соединяет аппаратные элементы вместе и с внешними сетями.

Абстрагирование аппаратного и программного обеспечения

ИТ-архитектуры эволюционировали, включив виртуализацию и облачные вычисления, где физические ресурсы абстрагируются и объединяются в различные конфигурации для удовлетворения требований приложений. Облака могут быть распределены по местам и использоваться совместно с другими ИТ-пользователями, или они могут содержаться в корпоративном центре обработки данных, или в некоторой комбинации обоих развертываний.

Изменчивость — это характеристика виртуализированных ресурсов, позволяющая расширять и сокращать их по мере необходимости. Облачные ресурсы на основе подписки или локально установленные ресурсы, такие как хранилища или компонуемые архитектуры, могут по мере необходимости развертывать ресурсы, такие как серверы, операционные системы и прикладное программное обеспечение, а затем освобождать их после завершения обработки.

Технические условия:

В технических условиях обычно указываются следующие основные параметры:

Требования к конструкции и составу материалов.
Требуемые технические характеристики, такие как мощность, надежность, производительность и другие.
Требования к маркировке и упаковке.
Методы испытаний и контроля.
Правила эксплуатации, обслуживания и ремонта.
Требования к безопасности и экологичности.

Технические условия играют важную роль в процессе производства и разработки технических объектов, так как позволяют определить необходимые требования и контролировать качество выпускаемой продукции. Они также служат основой для оценки соответствия технического объекта установленным стандартам и правилам.

Важно помнить, что технические условия должны быть разработаны с учетом специфических требований и потребностей каждого конкретного проекта или системы

Требования к качеству

В технической документации очень важно обеспечить высокое качество, чтобы она была понятной, точной и полезной для пользователей. Приведем некоторые основные требования к качеству технической документации:

Требование	Описание
Ясность и понятность	Документация должна быть написана простым и понятным языком, чтобы любой пользователь мог без труда разобраться в ней.
Точность и полнота	Документация должна быть точной и полной, чтобы пользователь получил всю необходимую информацию для работы с продуктом.
Структурированность	Документация должна быть хорошо структурирована, чтобы пользователь мог быстро найти нужную информацию без лишних усилий.
Актуальность	Документация должна быть актуальной и соответствовать последней версии продукта, чтобы пользователь не столкнулся с устаревшей информацией.
Удобочитаемость	Документация должна быть удобочитаемой, с правильным использованием шрифтов, отступов и других элементов, чтобы пользователь мог легко читать и понимать текст.
Наглядность	Документация должна содержать графику, схемы, иллюстрации и другие наглядные материалы, чтобы пользователь мог быстро и легко воспринять информацию.
Доступность	Документация должна быть доступной в разных форматах и удобном для пользователей месте, чтобы все, кому нужна эта информация, могли ее получить.

Соблюдение этих требований к качеству технической документации поможет сделать ее более эффективной и удобной для пользователей.

Техническая документация в бизнесе: особенности и применение

Техническая документация играет важную роль в бизнесе, предоставляя необходимую информацию о продуктах, услугах и процессах. Она помогает установить стандарты и руководства для эффективной работы, обеспечивает единый подход и повышает производительность.

Особенности технической документации:

Точность: техническая документация должна быть ясной, точной и безошибочной. Она должна содержать все необходимые данные для правильной интерпретации и использования.
Структурированность: документация должна быть логически организована и легко читаема. Использование заголовков, списков и таблиц способствует удобному представлению информации.
Актуальность: техническая документация должна быть постоянно обновляема и отслеживаться изменения в продуктах и процессах бизнеса.
Доступность: документация должна быть доступна для нужных пользователей в нужное время. Она может быть представлена в различных форматах, таких как печатные материалы, электронные документы или онлайн-ресурсы.

Применение технической документации:

Техническая документация в бизнесе имеет разнообразное применение:

Инструкции по эксплуатации продуктов: они предоставляют пользователям подробные сведения о том, как использовать продукты в соответствии с их назначением. Это помогает снизить возможные риски и предотвратить повреждение или неправильное использование товаров.
Технические спецификации: они описывают технические характеристики продуктов или услуг, что позволяет потенциальным клиентам принять информированное решение о покупке.
Стандарты и руководства: они определяют процедуры и правила для обеспечения качества, безопасности и эффективности в процессах бизнеса.
Технический справочник: он предоставляет сведения о различных аспектах и терминологии, связанных с продуктами или услугами, и помогает разрешить возникшие проблемы или ответить на вопросы.

Заключение:

Техническая документация имеет важное значение в бизнесе, предоставляя необходимую информацию для правильного функционирования продуктов, услуг и процессов. Хорошо структурированная и актуальная документация помогает сохранять единство и эффективность работы, а также повышает уровень профессионализма и доверия к бизнесу со стороны клиентов

Основной подход заключается в следующем:

Годовой бэклог развития сервисов и создания новых продуктов мы разделяем на трехмесячные периоды, формируя поквартальные продуктовые карты по каждому проекту.
Вся создаваемая документация предварительно фиксируется договорными документами.
Жизненный цикл отчетных материалов отражен на канбан-досках.
На каждого писателя в среднем на квартал приходится 14 комплектов документации.
Среднее время подготовки технического задания с учетом согласований со всеми стейкхолдерами процесса, внесения правок и учета замечаний составляет от трех до 10 рабочих дней. Подготовка комплекта отчетной документации составляет в среднем 14 рабочих дней.

Технические писатели несмотря на тот факт, что являются кросс-сотрудниками, закреплены за определёнными сервисами и проектами. Поэтому сотрудник, участвовавший на старте проекта в проработке функциональных требований совместно с аналитиком команды готовит и отчетную документации по данному сервису на этапах сдачи-приемки работ. Это существенно оптимизирует временные затраты на погружение его коллеги, например, на этапе квартальных закрытий, на написание отчетных материалов по выполненным работам.

Помимо обязательных ритуалов, среди которых разработка технического задания, которое должно учитывать все требования к подсистеме, кросс-команда техписов также актуализирует руководства пользователя перед каждым функциональным релизом.

Технический писатель одновременно является и полноправным участником команды разработки программных решений. Так как нашим заказчиком выступает государственная организация (ДОМ.РФ), то создаваемая документация является обязательным условием передачи ему результатов работ. Проектные документы — это не просто «вода», а отражение стоимости ресурсов/функционала и сроков разрабатываемого продукта. При этом грамотно составленная документация играет также важную роль для погружения новых участников команды в требования к развитию продукта.

Именно на технического писателя в нашей компании возложена задача написать документы, отвечающие на вопросы «Что необходимо сделать?» и «Как это сделать?». Безусловно, результат его работы зависит от глубины проработки функциональных требований, подготовленных совместно с аналитиком команды.

Качественная документация позволяет более точно определить функциональность будущей системы, а также при возникновении потребности в развитии существующих продуктов документация способна облегчить процесс доработки и оценить возможности интеграции новых фич в существующую систему. Актуальная техническая документация позволяет также снизить риски и на доработку системы.

Помощь технического писателя разработчикам, бизнес- и системным аналитикам заключается как раз в том, чтобы взять ответственность на себя за составление проектной и отчетной документации. Выяснить, формализовать требования, «читать между строк», интерпретировать их для восприятия заказчиком и не потерять смысл – это во многом искусство.

Нормативно-правовая база в сфере технической документации

В сфере технической документации существует нормативно-правовая база, регулирующая правила и требования к оформлению и содержанию технических документов. Эта база состоит из ряда законодательных и нормативных актов, которые определяют стандарты и правила для разработки, хранения и обращения с техническими документами в различных отраслях промышленности.

Законы и постановления

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: закон определяет правовые основы информационных отношений, включая правила ведения и хранения технической документации.
Технический регламент «О безопасности машин и оборудования»: регламент устанавливает требования к документации на машины и оборудование, включая правила оформления и содержания.
Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил безопасности при производстве и эксплуатации давления»: постановление содержит нормы и требования к документации, связанной с производством и эксплуатацией оборудования, работающего под давлением.

Стандарты и методические указания

Помимо законов и постановлений, существуют стандарты и методические указания, разработанные специальными организациями и ведомствами. Эти документы вносят дополнительные требования и рекомендации по созданию и обработке технической документации.

Документы, устанавливающие правила оформления

Для обеспечения единообразия и удобства использования технической документации существуют специальные документы, регламентирующие правила ее оформления:

Стандарты ГОСТ и ТУ: эти стандарты устанавливают требования к структуре, содержанию и оформлению технической документации, включая правила размещения заголовков, нумерации разделов и подразделов, оформление графической части и т. д.
Методические указания и рекомендации ведомств и организаций: эти документы содержат конкретные руководства по оформлению различных видов технической документации, например, инструкций по эксплуатации, паспортов на оборудование, технических условий и т. д.

Важность соблюдения нормативно-правовой базы

Соблюдение нормативно-правовой базы в сфере технической документации является важным условием для обеспечения безопасности, качества и эффективности работы в различных отраслях промышленности. Техническая документация, разработанная и оформленная в соответствии с требованиями законодательства и стандартов, позволяет уменьшить риски аварий и сбоев, обеспечить согласованность действий персонала и повысить эффективность процессов проектирования, производства и эксплуатации технических объектов.

Что такое ITSM

Бизнес привык работать с ресурсами: есть оборудование и он может его использовать для выработки продукции. К примеру, есть ресурс — водопроводчик — и он ремонтирует краны. Вполне понятное целевое использование ресурса: бизнесу известно, сколько времени и денег нужно, чтобы водопроводчик починил кран. Никаких неожиданностей.

Но если применять ресурсный подход к ИТ или инфраструктуре в целом, результат получается слишком непрозрачен. Почему в одних случаях такой ресурс, как система корпоративной почты, восстанавливается за 5 минут, а в других лишь после 2 дней ожидания и покупки нового сервера? Проблемы действительно настолько разные или ИТ подрядчик просто решил отдохнуть, освоив дополнительный бюджет?

Мы немного утрировали ситуацию, чтобы сделать основную мысль прозрачнее: при ресурсном подходе подрядчик или исполнитель «внутри», конечно, поддерживает имеющиеся ресурсы (ИТ-системы, инфраструктуру и т.д.), но пути для оптимизации трудовых и финансовых затрат на это отсутствуют. При этом нельзя дать ответы на разные стратегические вопросы, к примеру, что изменится в работе компании и поддерживающего нашу работу отдела, если мы добавим еще одну систему, например, внедрим какую-нибудь автоматизацию? Нам придется нанять новых сотрудников и увеличить финансирование или же персонал оторвется от личных дел и справится с новыми задачами?

ITSM (Information Technology Service Management) — способ ответить на эти вопросы. Это идеология управления ИТ, как набором услуг.

В рамках этой идеологии сервисный поставщик (например, отдел ИТ или эксплуатации внутри компании) или сервисная компания — аутсорсер предоставляет заказчику какие-то услуги с измеримыми характеристиками, например, поддерживает работоспособность системы корпоративной электронной почты с открытием новых ящиков, настройкой антиспам-фильтра или обеспечивает непрерывную работу системы мониторинга транспорта. И все параметры этой услуги прописаны в специальном соглашении — SLA, составляют которые обе заинтересованные стороны — и ИТ, и бизнес.

Определение ИТД

Сокращение ИТД (и так далее) часто используется для указания на продолжение перечисления явлений, предметов или действий. Это выражение обозначает, что автор приводит некоторые примеры, но не перечисляет все возможные варианты. Использование сокращения ИТД позволяет сэкономить место и упростить текст, сохраняя его понятность и информативность.

Часто сокращение ИТД применяется в научных, публицистических и деловых текстах, а также в различных формах коммуникации, таких как письма, презентации и доклады. Например:

Список продуктов для праздничного стола включает оливки, сыр, колбасу, салаты, фрукты и ИТД.
Студенты изучают историю, английский язык, математику, биологию, физику и ИТД.
Маша занимается спортом: плавание, футбол, теннис, бег и ИТД.

Сокращение ИТД позволяет сосредоточиться на ключевых моментах перечисления, экономит время читателя и создает общую картину на основе предоставленных примеров. Таким образом, ИТД является полезным инструментом для создания лаконичных и информативных текстов.

ИТД, или Информационно-техническое документирование

ИТД (информационно-техническое документирование) представляет собой процесс создания и организации различных документов, необходимых для описания и объяснения информационных и технических аспектов конкретной задачи, процесса или проекта.

Основная цель ИТД — обеспечить всем заинтересованным сторонам, включая разработчиков, пользователей, техническую поддержку и других участников проекта, доступ к необходимой информации о продукте или системе. Речь идет о специфической документации, включая описания функциональности, процессов, алгоритмов, примеры использования и другие данные с применением технической терминологии.

ИТД включает в себя различные типы документов, такие как:

Технические спецификации и спецификации функциональности — детальные описания требований и возможностей продукта или системы;
Руководства пользователя и инструкции по эксплуатации — понятные и удобные инструкции по установке, настройке и использованию продукта;
Технические документы в формате FAQ — ответы на наиболее часто задаваемые вопросы и проблемы, связанные с продуктом или системой;
Документация по внутренней структуре системы — описание архитектуры, особенностей реализации и другой информации для разработчиков и технических специалистов;
Подробные отчеты о тестировании и отладке — данные о проведенных испытаниях и выявленных проблемах с поиском решений;
Документация по безопасности и защите данных — описание мер безопасности, правил доступа и рекомендаций для защиты информации.

Cуществует также другое понятие — ТП (техническая поддержка), которое тесно связано с ИТД. Техническая поддержка обеспечивает уровень помощи и поддержки пользователей в случае возникновения проблем и вопросов, связанных с продуктом или системой. Она также может быть ответственна за обновление и поддержку ИТД, чтобы обеспечить актуальность информации и решение возникающих проблем.

Использование ИТД и ТП является важной частью цикла разработки и сопровождения информационных и технических решений. Он обеспечивает надежность, понятность и доступность информации, что способствует эффективной работе разработчиков, пользователей и других заинтересованных сторон

Пример использования ИТД

Например, рассмотрим список покупок для приготовления салата:

Помидоры
Огурцы
Лук
Перец
Соль

Мы можем сократить этот список, используя ИТД:

Помидоры
Огурцы
Лук
ИТД

Таким образом, мы указываем, что после перечисленных элементов также следуют другие продукты, но конкретно их не перечисляем.

ИТД является удобным и компактным способом обозначения продолжения списка или ряда. Он часто используется в текстах, чтобы избежать повторения одних и тех же слов или фраз.

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут

Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Потенциальные угрозы нового общества

Однако быстрое развитие информационного общества несет в себе ряд угроз. Обладание ценной информацией может противопоставить небольшое сообщество большинству, отдельного пользователя против государства или всей системы. Существует опасность формирования так называемой интеллектуальной элиты, имеющей доступ к развитию и ценным источникам, и зависимости от нее среднего потребителя. Угроза отставания от развивающихся стран также вполне реальна, поскольку информационные ресурсы распределены неравномерно. К сожалению, прогресс всегда приносит новые вызовы. Время покажет, сможет ли современное общество выдержать их достойно.

Сопутствующие документы

В информационно-справочной документации может быть несколько документов, которые сопутствуют основному документу и служат для облегчения работы с ним или для дополнительной информации.

Среди сопутствующих документов могут быть:

Руководство пользователя: это подробное описание функционала и способов использования продукта или услуги.
FAQ (Часто задаваемые вопросы): ответы на часто встречающиеся вопросы пользователей.
Гарантийное обязательство: документ, в котором описываются гарантийные условия и ответственность производителя.
Технические спецификации: подробное описание технических характеристик продукта или услуги.
Техническая документация: инструкции по установке, настройке и техническому обслуживанию продукта.
Лицензионное соглашение: документ, в котором определяются условия использования программного обеспечения.
Примеры использования: набор примеров, позволяющих лучше понять, как использовать продукт или услугу.

Наличие сопутствующих документов в информационно-справочной документации может значительно облегчить работу с продуктом или услугой, а также помочь пользователям в решении возникающих вопросов и проблем.

Распорядительно-распорядочные документы

Эти документы включают в себя распорядительные документы, которые содержат указания и предписания руководства организации. Они устанавливают порядок выполнения работ, обязанности и ответственность сотрудников, права и обязанности руководителей.

Распорядительные документы также могут содержать положения о структуре и организации организации, о правилах внутреннего распорядка и др.

Также в информационно-справочной документации существуют распорядочные документы, которые используются для организации и регулирования работы внутри отдельных подразделений или отделов организации. Они определяют порядок выполнения конкретных задач, процедуры, инструкции и т.д.

Распорядительно-распорядочные документы могут представляться в различных форматах, включая приказы, распоряжения, инструкции, положения и правила.

Вид документа
Приказ	Указание руководства о выполнении конкретных задач или предписание о принятии определенных мер
Распоряжение	Предписание о выполнении определенных действий или распоряжение об использовании ресурсов
Инструкция	Порядок выполнения определенных работ или процессов, алгоритм действий
Положение	Установление и описание определенных правил, процедур, обязанностей и прав
Правила	Установление правил поведения, безопасности, конкретных требований

Распорядительно-распорядочные документы играют ключевую роль в организации работы организации, способствуют упорядоченности процессов и эффективному взаимодействию сотрудников.

Организационно-распорядительные документы

К основным организационно-распорядительным документам можно отнести:

Устав организации. В уставе указываются основные характеристики организации, ее цели и задачи, организационная структура, правила и процедуры, а также права и обязанности сотрудников.
Положение о структурных подразделениях. В положении определяются функции и компетенции каждого отдела или подразделения организации, а также их взаимодействие друг с другом.
Инструкции по работе сотрудников. Инструкции содержат подробную информацию о порядке выполнения определенных задач, процедурах и сроках, а также о правилах взаимодействия с коллегами и руководством.
Распоряжения руководства. Распоряжения используются для выдачи конкретных указаний и заданий сотрудникам или подразделениям организации.
Протоколы совещаний и заседаний. Протоколы фиксируют решения и принятые решения, состав и дату совещания, а также протоколируют поставленные вопросы и рекомендации.

Организационно-распорядительные документы обеспечивают единообразие в работе организации, упорядочивают процессы и повышают эффективность деятельности. Они служат основой для контроля и мониторинга выполнения задач, а также для регулярного обновления и совершенствования внутренних процессов.

Документированная информация: определение и значение

Документированная информация – это любые записи и документы, которые создаются, получаются и поддерживаются организацией для обеспечения ее деятельности и целей. Она включает в себя все виды информации, такие как текстовые документы, рисунки, фотографии, аудио- и видеозаписи, электронные файлы и многое другое.

Документированная информация является важной составляющей управления процессами и процедурами в бизнесе. Она позволяет документировать и сохранять знания, опыт и процессы организации для последующего использования и передачи сотрудникам

Значение документированной информации в бизнесе заключается в следующем:

Повышение эффективности и эффективности работы: Документирование информации позволяет улучшить организацию работы и процессов, оптимизировать производственные операции и снизить время на выполнение задач.

Сохранение знаний и опыта: Документированная информация позволяет сохранить знания и опыт сотрудников, что особенно важно при выходе сотрудников на пенсию или уходе из компании. Это позволяет избежать потери ценной информации и обеспечивает непрерывность бизнес-процессов.

Обеспечение требований нормативных актов и стандартов: В современном бизнесе существует множество нормативных требований и стандартов, которым организация должна соответствовать

Документированная информация позволяет документировать соответствие и взаимодействие с этими требованиями и стандартами.

Повышение качества продукции и услуг: Документированная информация помогает улучшить качество продукции и услуг. Она позволяет контролировать и осуществлять постоянное улучшение процессов, выявлять и устранять возможные несоответствия и недостатки.

Обеспечение безопасности информации: В современном информационном обществе защита информации является одной из ключевых задач организации. Документированная информация позволяет разработать и внедрить политику безопасности, контролировать доступ к информации и обеспечивать ее конфиденциальность.

В целом, документированная информация является важным ресурсом для бизнеса. Она способствует улучшению работы организации, сохранению знаний, повышению качества продукции и услуг, соблюдению требований нормативных актов и обеспечению безопасности информации.

Как использовать документацию для обучения сотрудников

Документированная информация является ценным инструментом для обучения сотрудников в бизнесе. Уверенное владение сотрудниками документацией помогает им быть более производительными, эффективными и уверенными в своих действиях. Вот несколько способов использования документации для обучения сотрудников:

1. Руководство пользователя

Руководство пользователя является одним из наиболее распространенных видов документации, который помогает сотрудникам освоить функционал и основные принципы работы с программными продуктами или системами. В руководстве приводятся пошаговые инструкции и примеры, которые помогают новым сотрудникам быстро разобраться в работе с программными продуктами.

2. Процедурные инструкции

Процедурные инструкции подробно описывают каждый шаг процесса работы с определенными процедурами или задачами. Это может быть мануал по осуществлению определенных бизнес-процессов, таких как обработка заказов или ведение клиентской базы данных. Процедурные инструкции помогают сотрудникам выполнить задачи в соответствии с установленными стандартами и минимизировать ошибки.

3. Техническая документация

Техническая документация содержит информацию о технических аспектах работы бизнеса, оборудования, программного обеспечения и т.д. Это позволяет сотрудникам понять, как работают различные компоненты системы и как они могут быть использованы для достижения определенных результатов. Техническая документация полезна для IT-специалистов, разработчиков и других технических специалистов, но может быть полезна и для сотрудников из других областей, чтобы узнать общую информацию о технической составляющей работы бизнеса.

4. Заметки и комментарии

Заметки и комментарии от опытных сотрудников могут быть полезными для обучения новичков. Эта информация может включать в себя советы, хитрости и полезные замечания, основанные на реальном опыте работы. Создание базы знаний, в которой все сотрудники могут делиться своими знаниями и опытом, поможет новым сотрудникам быстрее адаптироваться и успешно выполнять свои задачи.

5. Инструкции по безопасности и правилам

Документация, содержащая правила безопасности и инструкции по работе с опасными материалами или оборудованием, является критической для обучения сотрудников в областях, где безопасность играет важную роль. Это помогает сотрудникам избегать рисковых ситуаций и соблюдать установленные правила безопасности, что в свою очередь повышает безопасность работы и уменьшает возможность происшествий и несчастных случаев.

6. Обучающие видеоматериалы

Некоторая документация может быть представлена в виде обучающих видеоматериалов. Это более эффективный и интерактивный способ обучения сотрудников, который помогает им лучше усваивать информацию и запоминать материал. Видеоматериалы могут содержать демонстрацию работы системы, процессов и процедур или последовательность действий по выполнению определенной задачи.

Примеры видов документации при обучении сотрудников:
Вид документации
Описание

Руководство пользователя
Последовательные инструкции и примеры работы с программными продуктами

Процедурные инструкции
Инструкции по выполнению определенных бизнес-процессов

Техническая документация
Информация о технических аспектах работы бизнеса и используемых системах

Заметки и комментарии
Советы и полезная информация от опытных сотрудников

Инструкции по безопасности и правилам
Правила безопасности и инструкции по работе с опасными материалами или оборудованием

Обучающие видеоматериалы
Видеоматериалы для более эффективного и интерактивного обучения

Наличие хорошо структурированной документации помогает обучению новых сотрудников, повышает производительность и снижает количество ошибок

Поэтому бизнесам стоит уделить особое внимание созданию качественной документации и регулярному ее обновлению