Таблица сроков хранения документов в организации в 2022 году. расшифровка эпк, дзн в номенклатуре дел

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Преимущества использования ЭПК при ведении номенклатуры дел

Автоматизация процесса. Использование ЭПК позволяет автоматизировать ведение номенклатуры дел, что значительно снижает вероятность ошибок. Автоматическая генерация номеров дел, учет и контроль сроков исполнения, а также возможность быстрого поиска и доступа к документам помогают повысить эффективность работы с номенклатурой дел.

Удобство и доступность. ЭПК предоставляет удобный интерфейс для работы с документами, что позволяет сократить время на их обработку. Доступ к номенклатуре дел осуществляется через электронный каталог, что позволяет сэкономить место для хранения бумажных документов и обеспечить быстрый доступ к нужной информации.

Контроль и безопасность данных. Использование ЭПК позволяет контролировать соблюдение сроков исполнения документов, а также организовать систему прав доступа к ним. Это значительно повышает безопасность и конфиденциальность информации.

Сокращение времени на выполнение задач. Благодаря автоматизации и удобству работы с документами, использование ЭПК позволяет сократить время на выполнение задач по номенклатуре дел. Это позволяет организации более эффективно использовать свои ресурсы и улучшать свою работу.

Использование ЭПК при ведении номенклатуры дел помогает сделать процесс работы с документами более эффективным, автоматизированным и безопасным. Она предоставляет удобный доступ к документам, контроль их исполнения и сокращает время на выполнение задач. Все это является весомыми преимуществами, которые позволяют организации более эффективно управлять своими деловыми процессами.

Закрытие периода хранения

В конце года нужно проверить все документы на достоверность информации, которая в них обозначена. Их сортируют по периоду хранения и значимости

По каждому делу важно отобразить и собрать суммарный объём документации, количество копий и оригиналов.

Дела временного характера не подлежат обязательной сдаче в архивы организации и компании. Они должны находиться в структурных подразделениях. Их сохраняют в течение трёх лет, а после передают в архив

Важно помнить, что на предприятиях есть переходящие дела, которые нужно правильно отражать в документообороте. Их главная задача — фиксация правил для сотрудников.

Ниже приведён алгоритм действия с таким пакетом документации:

Нужно проводить анализ, чтобы узнать, какие переходящие дела отчётного календарного года соответствуют этой категории. Дополнительно обозначают суммарное число.
В поле с примечанием ставят соответствующую пометку.
Нумерация и индекс дела подлежит обязательному сохранению, когда проводится первичная регистрация документов.

Под этим процессом понимается систематизация, организация, сроки хранения документов по номенклатуре дел. Благодаря ей, можно упорядочить папки, которые применяются и задействуются в процессе работы и трудовой деятельности. На предприятиях и фирмах есть ответственные лица, которые должны заниматься передачей дел в государственный архив.

https://youtube.com/watch?v=2pz-F_DeCII

Что такое Дмн в номенклатуре дел?

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Что такое Дмн в архиве?

— «до минования надобности» (ДМН) — это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года; . Следовательно, документы за 2000г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2006г.

Что указывается в номенклатуре дел?

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с перечнем.

Что значит до минования надобности?

Отметка «До минования надобности» означает , что документы , содержащиеся в этом деле , имеют только практическое значение и хранятся в нотариальных конторах только до тех пор , пока надобность в них отпадет . Этот срок может определяться самостоятельно нотариусом , но он не может быть менее одного года.

Что такое 5 лет Эпк?

ЭПК», то минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить.

Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. . Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Что означает Дмн?

ДМН — до минования надобности; Отметки ЭПК (ЦЭК, ЭК) означают, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.

Как проставляется в номенклатуре дел отметка электронный документ?

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание». . Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело… 8.17. …

Сколько хранятся положения об отделах?

Согласно Перечню 2010 года срок хранения должностных инструкций и положений о структурных подразделениях 75 лет, следовательно, они подлежат передаче в архив организации после 2-х лет окончания делопроизводством (хранения в структурных подразделениях).

Что взять за основу при формировании номенклатуры дел?

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые.

Как составить номенклатуру дел в бухгалтерии?

Определите перечень видов документов, которые составляете и храните в бухгалтерии.
Сформулируйте заголовки (названия) дел.
Установите сроки хранения дел. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.

Как работать с номенклатурой дел?

визируется ответственным за архив организации,
подписывается руководителем службы делопроизводства,
согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,

Сколько составляет срок хранения до минования надобности?

Отметка «до минования надобности» в Перечне 2010 означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения – не менее одного года. Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») говорит о том, что часть документов организации может быть отнесена к сроку хранения «Постоянно».

Что значит срок хранения постоянно?

(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)<1> Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в .

Что значит постоянный срок хранения?

В пункте 4.4 Инструкции указано, что для организаций, не являющихся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы должны храниться не менее 10 лет. . Таким образом, постоянно такие документы хранятся только в государственных и муниципальных архивах.

Определение понятия ЭПК

Электронный портфель клиента является инструментом управления бизнес-процессами, позволяющим сократить время на выполнение рутинных операций, снизить вероятность ошибок, улучшить качество и эффективность работы.

Преимущества ЭПК:
Автоматизация процессов учета и контроля товаров
Упрощение и ускорение процессов создания и обновления номенклатуры
Анализ и прогнозирование продаж
Сокращение времени на подготовку отчетов и аналитику
Улучшение качества и точности данных

В современных условиях использование ЭПК становится все более актуальным и необходимым для эффективного управления продажами и контролем номенклатуры. Он помогает компаниям повысить конкурентоспособность и улучшить свои показатели.

Для чего нужен реквизит «Отметка ЭПК»?

«Отметка ЭПК» справочника Номенклатура дел расшифровывается как отметка экспертно-проверочной комиссии.

«Отметка ЭПК» проставляется на бумажной обложке дела, в которое помещены документы, и означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение, и они должны передаваться в установленном порядке в государственные, муниципальные архивы и подлежат постоянному хранению.

Выделять к уничтожению документы с отметкой «ЭПК» без предварительного просмотра их экспертной комиссией не допускается.

В программе флажок «Отметка ЭПК» можно проставить в карточке заголовка дела справочника Номенклатура дел.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Инфо

Мы открываем предметный указатель перечня и ищем в нем нужный документ. Выше упоминалось, что в указателе слева расположены виды деловых бумаг, а справа — статьи, в которых они расположены.

Эти статьи нам помогут найти необходимый документ. Таким образом, данный документ хранится постоянно. Если это акт об инвентаризации товарно-материальных ценностей, то его хранят 5 лет при условии проведения проверки. Способ № 1. заключается в поиске функции, направления деятельности. Ознакомившись с «Общими положениями» и выбрав необходимое, мы открываем таблицу, ищем раздел и знакомимся с документами.
Пример. Ваша организация работает с международными компаниями. Определяем срок хранения переписки об экспортных и импортных поставках с зарубежными организациями. Сначала открываем «Общие положения» и ищем подходящий раздел. Наш раздел 5 «Экономические, научные, культурные и иные связи».

Что такое ЭПК и как он связан с номенклатурой дел?

Номенклатура дел — это структурированный перечень деловых документов, которые создаются или получаются в организации. Он содержит информацию о типах документов, порядке их регистрации, сроках сохранения и уничтожения. ЭПК облегчает учет и систематизацию номенклатуры дел, что позволяет эффективно организовать работу с документами и обеспечить их безопасность.

ЭПК позволяет создавать электронные папки для каждого дела и сохранять в них соответствующие документы. С помощью ЭПК можно быстро находить необходимые документы, контролировать их движение, определять ответственных лиц и вести аналитическую работу по документообороту.

Связь ЭПК и номенклатуры дел проявляется в том, что ЭПК является инструментом, который позволяет эффективно управлять номенклатурой дел. Он упрощает создание, регистрацию и учет документов, а также обеспечивает быстрый доступ к ним. Благодаря ЭПК номенклатура дел становится более структурированной, процессы работы с документами становятся более прозрачными и эффективными.

Эпк в номенклатуре дел это расшифровка

Важно

Данное сокращение для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, означает СХ не менее 10 лет;

формулировки «До замены новым», «До минования надобности» позволяют организациям самостоятельно определять срок хранения деловой бумаги. СХ «До минования надобности» — не менее одного года;
отметка «ЭПК» означает, что часть дел имеет научно-историческое значение.

В таких случаях после установленного срока проводят дополнительную полистную экспертизу ценности дел. Такая экспертиза нужна для выделения бумаг, которые хранят постоянно;

«5 л.

Образец оформления номенклатуры дел кадровой службы (извлечение)

Общество с ограниченной ответственностью «Восход»

(ООО «Восход»)

Отдел кадров

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

15.12.2014 N 1

Москва

На 2015 год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по Перечню	Примечание

04. Отдел кадров
04-01	Штатное расписание и изменения к нему. Копии		До минования надобности ст. 19 (а) (прим.)
04-02	Приказы по основной деятельности. Копии		До минования надобности ст. 19 (а) (прим.)
04-03	Приказы о приеме, перемещении, совмещении, увольнении		75 лет ЭПК ст. 19 (б)
04-04	Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков		5 лет ст. 19 (б) (прим.)
04-05	Трудовые договоры с работниками		75 лет ЭПК ст. 657
04-06	Личные карточки работников (ф. Т-2)		75 лет ЭПК ст. 658	переходящее
04-07	Табели учета рабочего времени		5 лет ст. 586
04-08	Графики предоставления отпусков работникам		1 год ст. 693
04-09	Журнал учета трудовых договоров работников		75 лет ЭПК ст. 695 (б)	переходящее
04-10	Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним		75 лет ЭПК ст. 695 (в)	переходящее
04-11	Трудовые книжки		До востребования, невостребованные — 75 лет ст. 664	переходящее
<…>	<…>	<…>	<…>	<…>

Начальник отдела кадров                 Сомова                  В.И. Сомова                                      14.12.2014Архивариус                              Ильина                  Д.Л. Ильина                                      15.12.2014

Приложение 2

Дела с отметкой эпк что это

В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании. Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним. Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле). Можно ли сократить или увеличить сроки хранения? Согласно п.

Понятие и значение номенклатуры

Номенклатура – это систематический перечень или классификация деловых документов и материалов, необходимых для организации работы организации или учреждения. Номенклатура представляет собой структурированный список, упорядоченный и сгруппированный по определенным критериям, таким как типы дел, даты, подразделения и прочее.

Номенклатура играет ключевую роль в системе делопроизводства и документооборота. Она позволяет организовать и стандартизировать процессы документооборота, обеспечивая единообразие, контроль и доступность документов для сотрудников организации.

Важность правильной номенклатуры дел заключается в следующем:

Организация и структурирование информации. Номенклатура дел позволяет систематизировать и классифицировать документы, что облегчает их поиск и использование.
Улучшение эффективности работы. Правильная номенклатура дел способствует более быстрому и эффективному поиску необходимых документов, что экономит время и ресурсы организации.
Обеспечение контроля. Систематизированная номенклатура позволяет установить и поддерживать контроль над документами, исключая возможность утери или неправильного использования документов.
Облегчение передачи дел. Правильная организация номенклатуры дел позволяет легко передать руководство или дела другому сотруднику, не нарушая континуитет работы организации.

Для создания номенклатуры дел важно учесть особенности конкретной организации и типа деятельности, а также соответствовать действующим нормативным требованиям и регламентам. Номенклатура дел может быть представлена в виде таблицы или древовидной структуры, где каждое дело имеет свой уникальный идентификатор

Цель и задачи номенклатуры дел

Номенклатура дел — это систематизированная структура документов и материалов, используемых в работе организации. Целью номенклатуры дел является обеспечение эффективной организации документооборота и сохранности информации.

Основные задачи номенклатуры дел:

Структурирование документов: номенклатура дел позволяет разделить документы на логические группы и упорядочить их по определенным критериям (например, по отделам организации или по видам деятельности).
Обеспечение доступности информации: номенклатура дел упрощает поиск и получение необходимых документов, что позволяет сократить время выполнения рабочих задач.
Создание единого языка внутри организации: номенклатура дел помогает установить общий порядок и правила работы с документами, что способствует согласованности и эффективности работы сотрудников.
Обеспечение сохранности документов: номенклатура дел определяет правила хранения, использования и уничтожения документов, что помогает предотвратить потерю или неправомерное использование информации.
Повышение контроля: номенклатура дел дает возможность установить контроль над документами и упростить анализ и мониторинг их движения.

Обладая системой номенклатуры дел, организация может значительно повысить эффективность своей работы и улучшить управление информацией. Правильное использование номенклатуры дел позволяет сократить время на поиск документов, улучшить качество их обработки и предотвратить возможные проблемы, связанные с неправильным использованием информации.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.

Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения? Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня). Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил сроков хранения кадровых документов? В соответствие со ст.

Во второй графе номенклатуры указываются заголовки дел. Желательно сохранять единую последовательность заголовков дел во всех разделах номенклатуры дел.Внутри каждого выделенного комплекса деловых бумаг заголовки дел рекомендуется систематизировать по уровням: сначала заголовки с документами вышестоящих организаций, затем документы организации, после, при их наличии, – документы подведомственных организаций.

Третья графа (количество дел) подлежит заполнению в конце года.
Согласно правилам, объем дела не должен превышать 250 листов, поэтому если количество деловых бумаг большое, то дело нужно разделить на тома (части), в третье графе указать номер каждого тома (части) и его крайние даты: «Т.1 10.01.2017 — 31.07.2017»
В четвертой графе НД следует проставить сроки хранения дел, определяемые по типовым и ведомственным перечням.

С чего начать разработку номенклатуры?

Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях — делопроизводитель, секретарь или другое назначенное руководителем лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую не достает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны представить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором будет указано, в какой срок должна быть представлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. Решением Правления ФНП от 12.11.2012, Приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229), для мировых судей — Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
разд. 5 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
п. 3.5.1 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76);
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

Также необходимо внимательно изучить устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. — в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

Статьи номенклатуры дел: порядок в документах

KП[k!лцЙPEVI╠╡п\Zи_!║Э Gwкp╢┐t╥{Э.-Oсu│F─у┌⌠uxЩц╔▐aи; ≈║Y│Еиx^vTno ЗЙФ╧ЖЁ}Э·йМ/}█е╪╨≤RgkВ╖s╘yu5*≤6=ьЦyv▌KhXX|∙╕иR ├TТ»┬▓Ч═hi╠жВr}ПЛКФ╟╣У:▓’ХZ╔U┌╛c╤Щу^ZО*vjц╫≈p▀ЭОцтО:юq╢Ё:5eЕп*cе┐5√Зё╜g╤╢/еVБ)≤еО/┌ъб■сц┬h╩╔kN┬;╜Яhb⌠╔zg!·уВ·Dc╝Ъ60╨╟йmш┼²fмгСЯ╛GСюИЭЯёМ’КYF╠╜иwг┤jб╧Е~wa(·╡⌠Ёи╗╣÷т║≥/o┌#Ж═4UдsQjр iм│Эб+!·┌90с\сау8D]Kвж4iяь─╓’╞■dёяФ╘ЫH5QДЕcыs┌WЗчXБ⌡lзHSlx╧О╕aШHWЮи┐x*≥вA≤J╓жdoB─╝ьу⌡╓`2?Л▐еS╖╚pX╛ Z,B/÷KЖ:GхЛrz╡o┴фЗr≥╚’t55≥&~╘»IДд┼╕├н▐┘P╗▐BR{Щ┤W╙8O’Хj╔у┌.е╘ц▓bI╬⌡╞Z4B─pA┼P╓1Лl]Cx┬9·с╛Wг├ШoXuФ╨│O╓ы5vfSв!-╢х·ы?∙|Ь»ЦчИ/÷^╝╣зFuГ║ща!\\pу╥aQ7Ё.#Uж4э▓t·╨»yG÷ххoЙ:Цmir┌Ю!6J~I▓ДЩJ ╝░┐+.!0*■СKИDП▐WЧ╗a0З6╚╧Вс╒а;╠\├Э5╫_eh*1UZШп╣гоП,╙H≈÷²╚лй■б┤╚!U═ёUU Ш~┌Н▄P╫╜гz╨╦{╚▐с╔еzmZfZZ»РСp#З:о╛/.T√W░⌡C⌡─ёуТ9cц╬Р╢IrьЖСEч xч▌щ█4нЪв M▐≥ш┬?3Qcm/Eь╟maл]┼~{гЭhy╬AДз\{ьП/Б╚=╗╘3▀c1╧╠u╟%!╥Фj]еG╣╦»╨┌тБЗ,P╔┼о Е%хCцjl░ » AЮB.

Значение ЭПК в номенклатуре дел

В номенклатуре дел ЭПК играет важную роль. Он помогает систематизировать и классифицировать информацию, что упрощает работу с документами и делает ее более структурированной. ЭПК позволяет создавать электронные папки и подпапки, содержащие соответствующие документы.

ЭПК также позволяет автоматизировать процессы ведения исходящей и входящей корреспонденции. Он оповещает о сроках исполнения задач, назначает ответственных лиц и отмечает выполнение заданий. Это позволяет сократить время и средства, затрачиваемые на выполнение административных задач.

Благодаря электронной форме, в которой хранится информация, ЭПК обеспечивает защиту от утери данных и несанкционированного доступа к ним. Он также позволяет быстро находить нужные документы по ключевым словам или другим параметрам поиска.

Таким образом, ЭПК в номенклатуре дел играет роль надежного инструмента для управления документами, архивирования и поиска информации. Он повышает эффективность работы с документами, позволяет сократить временные и финансовые затраты и обеспечивает безопасность данных.

Требования составления документации

Форма НД для архивации регулируется основными положениями и правилами каждой компании. Она должна разрабатываться и составляться руководителем. Заявление оформляется на утверждённом бланке. При формировании дел нужно следовать следующим этапам и хронологии:

формирование отдельных дел;
составление документов по утверждённым правилам;
для длительного хранения дел на предприятии делают подробную опись каждой папки.

В небольших компаниях принято хранить оригиналы в одном из структурных подразделений. На папках обязательно обозначают наименование отдела. Если бумаги распределены в комплекты, то все они обосабливаются. По запросу папка с подлинной документацией может выдаваться, но ответственное лицо должно руководствоваться правилами. Чтобы исключить ошибку, вместо оригинала вкладывают лист, который заменяет подлинник. Здесь указывается следующая информация:

подробности о документе, который был изъят;
время и дата;
Ф. И. О. получателя.

https://youtube.com/watch?v=s2yKTfBkgww

Обязательно на листе-заменителе должна стоять подпись человека, который получил оригинальный документ, и ответственного лица (он имеет право представлять интересы компании). Это одно из основных требований, которое нельзя игнорировать.

Роль ДМН в современном бизнесе

ДМН, или Делопроизводительная номенклатура, играет важную роль в современном бизнесе. Это система классификации и учета документов, которая помогает организовать их хранение, поиск и доступность. ДМН используется для описания деловой практики, процессов и процедур, а также для управления информацией внутри организации.

ДМН позволяет организации эффективно управлять своими документами, обеспечивая наличие стандартной структуры и системы их именования. Благодаря этому, сотрудники могут легко найти нужную информацию в большом объеме документов, не тратя много времени на поиск.

Система ДМН также помогает обеспечить правильное хранение и архивацию документов, что особенно важно для соблюдения законодательных требований. Она облегчает процессы документооборота и повышает эффективность работы организации в целом

Однако, роль ДМН в современном бизнесе не ограничивается только учетом и хранением документов. Это также инструмент для оптимизации бизнес-процессов и повышения продуктивности. Благодаря правильно структурированной номенклатуре дел, организация может упорядочить свою информацию, улучшить коммуникацию и сотрудничество между отделами, а также повысить долю автоматизации и использования информационных технологий в своей работе.

Таким образом, ДМН является не только инструментом для организации документооборота, но и важным элементом стратегии информационного управления организации. Использование ДМН позволяет упростить и стандартизировать процессы работы с документами, что ведет к повышению эффективности и конкурентоспособности бизнеса.

Сбор информации

Руководитель может доверить составление и организацию документов секретарю делового производства. Согласно методическим рекомендациям, архивация осуществляется в структурных подразделениях. Но во многих фирмах этой задачей занимается секретарь. Для этого должны вводиться новые должностные обязанности.

Его главная задача заключается в сборе информации и её фиксации. Оптимальный вариант для предприятий — составление конкретных разделов и листов с опросами

Важно выбрать носитель, который будет использоваться для НД. Это может быть цифровая форма или бумага.

Секретари тоже не всегда имеют опыт и не обладают сведениями. Особенно когда речь идёт о сроках, которые нужно отобразить в нормативной и узкоспециализированной документации. Необходимо обозначить количество копий и периодичность обращения сотрудников компаний за оригиналами.

Значение и преимущества ЭПК

ЭПК (Электронный Перечень Контроля) — это автоматизированная система учета и контроля документов, которая позволяет эффективно организовать работу с номенклатурой дел. Использование ЭПК обеспечивает множество преимуществ для организации:

Централизация и структурирование информации. Все документы находятся в едином электронном хранилище, что позволяет быстро найти нужный документ и получить к нему доступ.
Удобный доступ к документам. Система ЭПК предоставляет возможность быстрого поиска и просмотра документов в электронной форме. Это упрощает и ускоряет процесс работы с ними, а также уменьшает вероятность потери документов.
Автоматизация рабочих процессов. Функционал ЭПК позволяет создавать и утверждать новые документы, а также контролировать их исполнение. Это снижает вероятность ошибок и упрощает ведение документооборота в организации.
Контроль исполнения документов. Система ЭПК позволяет отслеживать состояние исполнения документов, контролировать сроки исполнения и регулярно получать отчеты о текущем статусе дел.
Повышение безопасности. ЭПК обеспечивает контроль доступа к документам и позволяет определить различные уровни доступа для сотрудников. Такой подход гарантирует сохранность информации и предотвращает несанкционированный доступ к конфиденциальным данным.

В целом, использование системы ЭПК позволяет организации более эффективно вести документооборот, сократить затраты на его обработку, повысить работоспособность сотрудников и обеспечить безопасность информации.

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,
заголовок или название,
количество содержащихся в нем частей или томов,
срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Приказ Минкультуры от 31.03.2015 года № 526 перестал действовать. Теперь применяется Приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77

Обратите внимание — в нем некоторые изменения по срокам хранения документов (относительно дел, законченных в делопроизводстве после 2003 года). Новый приказ нужно применять в 2024 году