Механизмы обмена данными 1с

Выбор формата файла: критерии и рекомендации

При выгрузке файла важно определиться с форматом, который будет наиболее подходящим для сохранения данных и обеспечения их удобного использования. Правильный выбор формата файла может значительно облегчить последующую обработку информации и обеспечить совместимость с различными программами и устройствами

Для выбора формата следует руководствоваться следующими критериями:

1. Тип данных: учитывайте, какой тип данных нужно сохранить в файле. Например, для текстовых данных лучше использовать форматы, такие как TXT или CSV, а для изображений – форматы JPEG или PNG.

2. Размер файла: если размер файла имеет значение, то выберите формат с наилучшим соотношением размера и качества. Например, если нужно сохранить изображение с хорошим качеством и небольшим размером, формат JPEG будет оптимальным выбором.

3. Совместимость: учтите, с какими программами и устройствами нужно будет работать с файлом. Некоторые форматы могут быть ограничены в своей поддержке или доступности на разных платформах.

4

Дополнительные возможности: важно учитывать, какие дополнительные функции и возможности предоставляет формат файла. Например, формат PDF поддерживает интерактивность и сохранение оформления документа

5. Безопасность: для сохранения конфиденциальных данных выбирайте форматы, которые предоставляют возможность шифрования и ограничения доступа к файлу.

Исходя из указанных критериев, можно сделать следующие рекомендации для выбора формата файла:

— Для текстовых данных, которые должны быть легко доступны и редактируемы на разных платформах, рекомендуется использовать форматы TXT или CSV.

— Если нужно сохранить изображение с хорошим качеством и минимальным размером, рекомендуется выбрать формат JPEG или PNG.

— Для сохранения документов, которые должны быть сохранены с сохранением форматирования и с возможностью добавления интерактивных элементов, рекомендуется использовать формат PDF.

— Если нужно сохранить таблицу данных с возможностью создания связей и формул, рекомендуется использовать формат XLSX.

— Если нужно сохранить аудио- и видеозаписи, рекомендуется использовать форматы MP3 или MP4.

Правильный выбор формата файла упростит последующую работу с данными и повысит их удобство использования. Учитывайте тип данных, размер файла, совместимость, дополнительные возможности и безопасность, чтобы выбрать формат, который соответствует вашим потребностям.

Как загрузить базу с локального компьютера в «1С: Фреш»?

Внимание! Загрузка файла в сервис возможна только после завершенной выгрузки

Откроется раздел «Менеджер сервиса». В панели инструментов окна «Мои приложения» нажмите кнопку «Загрузить базу в сервис».

Откроется Мастер загрузки базы в сервис.

Укажите часовой пояс.

В поле «Файл данных» нажмите кнопку выбора (три точки) и перетащите мышкой в центр окна файл data_dump.zip, выгруженный и сохраненный ранее.

Или нажмите «Выбрать с диска» и выберите файл через проводник.

Нажмите ОК.

Файл загрузится на сервер, где пройдет анализ данных.

После загрузки файла на облачный сервер и анализа данных автоматически определится вид приложения.

Если нужно, то вид приложения можно поменять. Такая необходимость возникает, например, если файл выгружали из базовой «1С:Бухгалтерии». Сервис по умолчанию предложит загрузить ее в «1С:Предприниматель», а это все та же базовая версия «1С:Бухгалтерии предприятия». Можно выбрать версию для загрузки данных из файла. Для этого, нажав на кнопку выбора в поле «Вид приложения», укажите «Бухгалтерию предприятия» версии ПРОФ

В таком случае у вас появится возможность вести учет по нескольким фирмам.

Итак, после того, как вы выбрали строку «Бухгалтерия предприятия», вы увидите на экране предупреждение:

Подтвердите конвертацию нажатием на кнопку «Далее».

Важно! Поменять версию можно только в сторону повышения. Выгруженные данные из базовой «Бухгалтерии предприятия» можно загрузить в такую же базовую версию «1С:Предприниматель» или в версию ПРОФ

Базу из ПРОФ можно загрузить также в ПРОФ или КОРП, но нельзя – в базовую.

После конвертации в облаке можно работать в «1С: Бухгалтерии» ПРОФ. Но если понадобится выгрузить базу обратно из «1С:Фреш» на локальный компьютер, то для продолжения работы на нем также нужно установить «1С: Бухгалтерию» ПРОФ. Загрузить ее обратно в базовую версию нельзя.

В облако «1С:Фреш» можно загрузить несколько баз. В таком случае, чтобы избежать путаницы при работе с ними, в поле «Наименование» можно изменить «Бухгалтерию предприятия» на название фирмы. Переименование доступно в любой удобный момент.

Заполните все параметры загрузки и нажмите «Далее».

Следующий этап – настройка прав доступа. Если раньше вы добавили пользователей, кроме администратора, то программа предложит указать права на загружаемую базу для них.

Не знаете, какие права предоставить? Пропустите этот шаг и нажмите «Далее». Вернуться к этой операции можно будет позже.

После этого пойдет загрузка. Вы узнаете об этом, увидев окно Мастера загрузки базы в сервис. По завершении процесса вам будет предложено нажать кнопку «Готово».

На странице Менеджера сервиса появятся новое приложение и его статус в колонке «Доступность» – «Конвертируется». Процесс длится долго – от 1 часа.

В «Моих приложениях» увидите ярлык запуска с изображением приложения и статусом «ПОДГОТОВКА». До окончания конвертации базы запуск приложения запрещен.

Когда загрузка завершится, на ваш имейл придет письмо от [email protected] с темой «Приложение готово к использованию» и сообщением об успешном выполнении загрузки.

На странице Менеджера сервиса вы увидите изменение состояния приложения в колонке «Доступность» – «Используется».

В «Моих приложениях» тоже появится новое приложение.

Программу можно запустить со страницы «Мои приложения». Нажмите на кнопку «Нажать работу». Она появляется при наведении курсора на ярлык программы. Запуск также доступен из личного кабинета – кнопка «Войти в приложение».

В итоге загружается конфигурация «1С: Бухгалтерия предприятия 3.0» с обычным интерфейсом, который хорошо знаком пользователю. В облаке работа ведется точно так же как и на локальном компьютере.

Обратите внимание! Если при загрузке вы конвертировали базовую версию программы в ПРОФ, то, чтобы вести учет в ней по нескольким предприятиям, в закладке «Организация» поставьте соответствующий флажок.

Выгрузка данных из 1С 8.3 Бухгалтерия в другие программы

Для обмена данными с другими программами 1С необходимо включить синхронизацию данных. Сделать это можно в меню Администрирование – Синхронизация данных.

В случае если галочка Синхронизация не активна (как на рисунке ниже) – Ваша база не настроена на синхронизацию с другими базами 1С. К сожалению, рассмотрение настройки синхронизации выходит за рамки данной статьи, поэтому мы ограничимся лишь упоминанием этой возможности.

При наличии синхронизации базы 1С с другой базой Вам будет доступен функционал обмена данными, работающий чаще всего в автоматическом режиме.

С любыми вопросами о настройке синхронизации и обмене данными между базами Вы можете обратиться к нашим менеджерам, которые в рамках бесплатной консультации ответят на все Ваши вопросы.

Принцип работы выгрузки данных

Выгрузка данных – это процесс передачи информации из одной системы или базы данных в другую систему или файл. Основная цель выгрузки данных заключается в сохранении, обмене или передаче информации для последующего использования.

Процесс выгрузки данных выполняется следующим образом:

Выбор и подготовка источника данных.
Сначала необходимо определить, какие именно данные нужно выгрузить и откуда они будут браться. Источником данных может быть база данных, файл, веб-сайт или другая система.
При выборе источника данных необходимо также учитывать формат данных, их объем, частоту обновления и доступные методы передачи информации.

Установление соединения с источником данных.
Для того чтобы осуществить выгрузку данных, необходимо установить соединение с источником данных. Это может быть соединение через сеть Интернет, локальную сеть или другой способ, в зависимости от доступности источника данных.
При установлении соединения обычно используется протокол передачи данных, такой как FTP, HTTP, JDBC или другие.

Извлечение данных.
После установления соединения с источником данных производится извлечение нужной информации. Это может включать выполнение запросов к базе данных, чтение файлов или другие операции в зависимости от источника данных.
Извлечение данных может происходить в различных форматах, таких как текстовые файлы, таблицы, JSON, XML и другие

Важно также учитывать формат, в котором данные будут переданы в целевую систему или файл.

Передача данных в целевую систему или файл.
После извлечения данных необходимо их передать в целевую систему или файл. Для этого можно использовать различные методы передачи данных, такие как запись в базу данных, запись в файл, отправка данных по сети или другие.
При передаче данных важно также учитывать формат и требования целевой системы или файла

Необходимо проверить, соответствуют ли данные формату и структуре, которую ожидает целевая система или файл.

Проверка и сохранение данных.
После передачи данных в целевую систему или файл необходимо выполнить их проверку и сохранение. Это включает проверку целостности данных, проверку наличия ошибок или несоответствий, а также сохранение данных в целевой системе или файле.
Проверка и сохранение данных обычно выполняется с использованием специальных алгоритмов и методов, в зависимости от требований и целей процесса выгрузки данных.

Таким образом, принцип работы выгрузки данных заключается в выборе и подготовке источника данных, установлении соединения с ним, извлечении необходимой информации, передаче данных в целевую систему или файл, а также их проверке и сохранении.

Методические рекомендации. Подготовка базы-приемника

Как подготовить базу-приемник? Мы рассмотрим случай, когда переход на новую программу выполняется переносом данных в пустую базу. Что нужно сделать?

• Создать новую базу.
• Установить необходимые настройки учета, включить требуемые функциональные опции: например, использование нескольких валют, нескольких организаций.
• Загрузить или ввести вручную техническую информацию (такую, как адресные классификаторы и курсы валют). Конечно, вы можете перенести их вместе с остальными данными, но такой перенос займет много времени. Поэтому рекомендуется в базе-приемнике все эти классификаторы загрузить предварительно (перед запуском переноса), потому что если они будут пустые, программа может работать некорректно – если при проведении документов по валютным договорам курс доллара окажется равным единице, данные учета исказятся.
• И, если вам известны ошибки типовых релизов, то первоначально необходимо их исправить. Например, в «Управлении торговлей 11» у роли «Полные права» может не оказаться полных прав. Так было в релизе 11.2. А если у вас нет полных прав, то, разумеется, могут возникнуть проблемы при проведении загруженных данных.

Выгрузка списков из 1С в файлы Excel, Word, PDF, MXL и другие

Иногда появляется необходимость выгрузить список документов, а не сам документ, при этом в режиме просмотра списка значок дискеты оказывается недоступен. Для того, чтобы выгрузить данные такой структуры, необходимо сперва представить список в табличной форме, после чего его уже можно будет сохранить.

В качестве примера рассмотрим список платёжных поручений. Для его выгрузки обратимся к меню Ещё – Вывести список:

В открывшемся окне можно указать поля, которые будут представлены в списке:

Мы оставим всё без изменений, нажмём Ок. В результате список представлен в виде таблицы.
Теперь нам не составит никакого труда выгрузить его так же, как мы выгружали документ ранее. Кликаем по дискете, выбираем расположение, имя и формат, и сохраняем файл:

Полезные советы и рекомендации при выгрузке файла

1. Убедитесь в правильности данных

Перед выгрузкой файла важно тщательно проверить данные, которые вы собираетесь выгрузить. Удостоверьтесь, что все информация корректна и актуальна

Проверьте правильность форматирования и разметки данных, чтобы избежать проблем при последующей обработке файла.

2. Выберите подходящий формат файла

В зависимости от типа данных и целей выгрузки, выберите наиболее подходящий формат файла. Некоторые распространенные форматы файлов включают CSV (Comma Separated Values), XLSX (Microsoft Excel), JSON (JavaScript Object Notation) и XML (eXtensible Markup Language). Убедитесь, что вы выбираете формат, который лучше всего соответствует требованиям вашего проекта.

3. Используйте понятные и информативные имена файлов

При выгрузке файла важно дать ему понятное и описательное имя. Используйте конкретное название, которое будет указывать на содержимое файла и его цель

Это поможет избежать путаницы и упростит поиск и сортировку файлов в дальнейшем.

4. Установите соответствующие разрешения доступа

В случае, если файл содержит конфиденциальную информацию или предназначен только для определенных пользователей, установите соответствующие разрешения доступа. Таким образом, можно снизить риск несанкционированного использования или распространения данных.

5. Создайте резервные копии файлов

Перед выгрузкой файлов рекомендуется создать резервные копии исходных данных. В случае, если что-то пойдет не так или возникнет необходимость восстановить предыдущую версию файлов, резервная копия поможет восстановить информацию без потерь и проблем.

6. Проверьте файлы перед отправкой

Перед окончательной отправкой файлов убедитесь, что они правильно сформированы и соответствуют вашим требованиям. Проверьте размер файлов, разрешения, форматирование и целостность данных. Это поможет избежать проблем или недочетов, которые могут возникнуть по пути передачи или обработки файлов.

Следуя этим полезным советам, вы сможете эффективно и безопасно выполнять выгрузку файлов, сохраняя целостность данных и достигая ваших целей в работе с файлами.

Инструкция по выгрузке

1. Запускаем в обычном режиме базу «1С:Фреш», из которой будем выгружать информацию.

2. В разделе «Администрирование», в подразделе «Сервис», ищем пункт меню «Перенос данных приложения». В интерфейсе «Такси» он расположен в самом низу.

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

3. Дальше открывается «Мастер выгрузки данных». В этом окне выберите «Получить файл выгрузки для ручного переноса», нажмите кнопку «Далее». Можно также выбрать «Введите адрес сервиса для автоматического переноса», если ваша задача – перенос базы из одной учетной записи «1С:Фреш» в другую.

   Во время выгрузки базы ее запуск другими людьми запрещен. В окне, представленном ниже, можно посмотреть «Список активных пользователей».

4. Выберите режим выгрузки «Полный» и нажмите кнопку «Продолжить». После этого данные начинают выгружаться. Учтите, что это занимает какое-то время: и 10, и 20 минут, иногда – больше. Длительность процесса зависит от размера файла и загруженности сервера.

5. Подождите, когда сформируется файл выгрузки. По умолчанию он называется data_dump.zip. Далее выберите место на ПК для его сохранения. Учитывайте объем базы – она может требовать очень много места на диске.

Выгрузка файла завершена. Запомните, куда вы сохранили его, чтобы не тратить время на поиски при дальнейшем использовании.

Пример: как сохранить список товаров в таблицу Эксель

Ниже на картинке приведён справочник Номенклатура. Вы можете видеть стандартные группы товаров.

Раз я хочу получить простой список, то группы мне в принципе ни к чему, поэтому я их просто убираю. Для этого нужно воспользоваться отбором в меню «Все действия / Настроить список». Следующая картинка показывает как это сделать. Если непонятно — читайте пояснения ниже.

Для сокрытия папок установите такой отбор, как показано на рисунке. У товаров и услуг (элементов справочника) флаг «Это группа» будет отсутствовать. В результате получится список БЕЗ групп. Самое главное, не забудьте потом удалить установленный фильтр, чтобы вернуть всё как было. Кстати, сразу после установки отбора вид справочника НЕ изменится. Вам нужно дополнительно зайти в меню «Все действия / Режим просмотра» и выбрать тип отображения «Список». В результате вы получите простой список, уже пригодный для экспорта товаров из справочника в Эксель.

Данные для сохранения мы подготовили. Теперь осталась собственно сама операция сохранения (экспорта). Для этого нам снова потребуется меню «Все действия», только на этот раз нужно выбрать «Вывести список». Этот пункт предназначен для вывода данных любого списка в программе в таблицу. Как показано на рисунке ниже, всё что вам останется сделать — это выбрать колонки для вывода и тип документа для сохранения в него списка товаров и услуг. Отметьте галочками только нужные вам колонки (к примеру, я отметил Наименование и единицу измерения).

Состав колонок зависит от экспортируемого списка (про настройку состава колонок самих списков на примере версии 1С 8.2 читайте здесь). Для примера сравните колонки в справочнике на первой картинке в статье с теми, что предлагается отметить галочками при экспорте. После нажатия OK данные справочника Номенклатура в соответствии с указанными настройками будут экспортированы в табличный документ (или в текстовый, если бы вы выбрали это в настройках экспорта). Оба варианта для показанных на предыдущем скриншоте настроек привожу на следующей картинке.

Созданный табличный/текстовый документ НЕ сохраняется в базе 1С. Его нужно сохранить самостоятельно, воспользовавшись соответсвующим пунктом «Сохранить как…» в меню Файл главного меню программы, то есть сохранение делается как обычно для любого другого файла. Что делать с этим файлом дальше — по вашему усмотрению.

Вот так решается задача экспорта товаров из 1С во внешний прайс лист. Аналогичным способом вы можете сохранить любые другие данные. Если что-то осталось непонятным, посмотрите видеоролик. Если хотите узнать значительно больше о возможностях программы — записывайтесь на полноценное обучение.

Возможные проблемы при выгрузке и загрузке данных из 1С в Excel

Иногда бывает так, что простая кнопка «Сохранить» не активна и не получается сохранить документ. В этом случае нужно активизировать саму форму, кликнув по ней в любом месте. Теперь кнопка станет активной. Другие ошибки, особенно при использовании программирования различных методов, чаще всего связаны с:

• неправильным указанием пути к файлу;
• попытками создать файл ненадлежащего имени;
• Опечатки в коде скриптов.

Таким образом, стало понятно, как из 1С выгрузить документы в Excel и как произвести импорт из Excel.В экспорте и импорте табличных файлов из Excel в 1C и наоборот нет ничего очень сложного. Существует множество методов это сделать и каждый из них больше подходит для своих ситуаций.

https://www.youtube.com/watch?v=O6agy1bsVfA

Выгрузка данных в файл

Выгрузку в файл рекомендуется применять только в случае, если перенос данных непосредственно из информационной базы невозможен.

Если необходимо выгрузить только часть данных исходной информационной базы, то нужно воспользоваться последовательностью действий, описанной в следующем разделе.

Рассмотрим выгрузку данных в файл на примере переноса данных из информационной базы «1С:Бухгалтерии 7.7». Порядок действий при других вариантах переноса не меняется.

Перенос данных выполняется поэтапно. Перед началом переноса требуется убедиться, что исходная информационная база закрыта и в ней не работают пользователи.

Этап 1. Резервное копирование

Необходимо выполнить резервное копирование информационной базы конфигурации «Бухгалтерский учет» редакции 4.5.

Этап 2. Выгрузка данных

Запустить «1С:Бухгалтерию 7.7».

Перенос данных осуществляется с помощью файлов, которые находятся в подкаталоге ExtForms (1SBDB\ExtForms):

Правила переноса исходной информационной базы должны быть актуальными на момент переноса. Актуальные правила всегда следует получать из «1С:Бухгалтерии 8». Для этого нужно выполнить следующие действия:

После обновления правил переноса можно приступать к выгрузке данных. Для этого необходимо воспользоваться помощником перехода. Требуется нажать Переход на 1С:Бухгалтерию 8 панели инструментов программы.

Шаг 1. Начало работы с помощником

Для ознакомления с преимуществами перехода нажать О преимуществах 1С:Бухгалтерии 8.

Шаг 2. Проверка обновлений

Для проверки наличия обновлений нажать Проверить наличие обновлений.

При наличии ИТС можно сразу обновить конфигурацию. Далее программу необходимо будет закрыть. При повторном запуске в режиме 1С:Предприятие работа с помощником продолжается с момента остановки.

Шаг 3. Настройка периода выгрузки

Выбрать период выгрузки.

Для этого требуется установить переключатель на одном из следующих значений:

Обязательно указывается период переноса. Например, если выгрузка формируется на 01.01.2013, то установить переключатель Остатки на начало года, и в качестве периода укажем 2013 г.

Если установить флажок Выполнить проверку выгружаемых данных то сначала будет проведена проверка целостности данных в переносимой информационной базе и предложены варианты исправления выявленных ошибок.

Шаг 4. Адрес файла выгрузки

В поле Выгружаемые данные будут записаны в файл отображается расположение файла выгрузки.

Шаг 5. Выгрузка данных

Для выгрузки данных нажать Выгрузить. В результате выгрузки будет создан файл в формате XML.

Рекомендуется установить флажок Сформировать оборотно-сальдовую ведомость. В этом случае после окончания выгрузки программа автоматически сформирует отчет Оборотно-сальдовая ведомость. Необходимо использовать отчет для проверки загруженных данных.

1С:Конвертация данных 2.0. Преимущества и недостатки

Основной акцент в статье будет сделан именно на «Конвертацию данных» второй редакции. Дело в том, что на этой технологии до сих пор основано наибольшее количество типовых обменов между конфигурациями. Кроме того, если вы будете сталкиваться с задачами перехода на новые редакции программ 1С, вам также придется иметь дело с правилами, разработанными в «Конвертации данных» второй редакции. 

Итак, какие преимущества и недостатки есть у «Конвертации данных» второй редакции? Начнем с преимуществ:

• «Конвертация данных» второй редакции стала сейчас основным стандартом разработки переносов и обменов. Эта технология существует с 2001 года, и знания в этой области являются популярным требованием при приеме на работу, потому что задачи использования этой технологии очень распространены, и в типовых конфигурациях активно используются.
• У «Конвертации данных» 2.1 есть широкие возможности: вы можете настраивать обмены и переносы данных не только с продуктами 1С (любых редакций – как 8.х, так и 7.7), но и с продуктами других разработчиков.
• А также, что является большим плюсом, для этой технологии есть множество готовых решений. Например, если у вас есть некие нетиповые конфигурации, для которых нужно выполнить перенос данных в другую программу 1С, вы можете взять типовой перенос и его доработать. Или взять готовые обработки в интернете, и, таким образом, существенно сэкономить свое время и силы. Это позволит вам выполнить свою задачу буквально за дни – не тратить на это месяцы.

Какие минусы?

• У Конвертации данных 2.1 нет многопоточности.
• Формат представления данных – это xml, который имеет свои минусы. Об этом мы позже поговорим подробнее.
• Нет защиты от сбоев. Вы можете сутки выполнять выгрузку данных из программы, а она прервется по какой-нибудь битой ссылке в одном из объектов, после чего вам придется исправлять эту ошибку в данных и заново начинать свой перенос.
• Можно сказать, что для нее неудобно выполнять отладку. Я сейчас говорю, в основном, про обработку «Универсальный обмен в формате XML» – у нее есть возможность отладки, но для этого вам придется создавать отдельную обработку, в которую должны быть встроены модули всех используемых правил конвертации, и подключать эту обработку к универсальной обработке обмена. На мой взгляд, это неудобно.
• И нет хорошего контроля переполнения кэша. Например, когда у вас объектов много, они будут копиться, и каждая следующая тысяча объектов будет выгружаться все медленнее и медленнее.