Номенклатура дел организации

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» — для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) — также следует включать в номенклатуру дел.

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз — это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае могут быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

Как организовать систему документооборота

Ниже приведены основные шаги и рекомендации по организации системы документооборота.

1. Анализ текущей системы

Первым шагом является анализ текущей системы документооборота. Необходимо выявить сильные и слабые стороны текущей системы, определить основные проблемы и улучшить процессы.

Определение целей

Для успешной организации системы документооборота необходимо определить цели, которые хотите достичь. Определите, какие результаты вы хотите получить от этой системы, такие как улучшение эффективности работы, сокращение времени обработки документов и повышение безопасности.

Выбор программного обеспечения

Выбор подходящего программного обеспечения является одним из важнейших шагов при организации системы документооборота. Убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение соответствует вашим целям и требованиям.

Разработка политики документооборота

Правильная политика документооборота будет служить основой для организации системы. Разработайте политику, которая будет определять правила и процедуры по обработке, хранению и доступу к документам.

Обучение сотрудников

Обучение сотрудников будет ключевым этапом в организации системы документооборота. Убедитесь, что все сотрудники обладают необходимыми навыками для работы с выбранным программным обеспечением и понимают политику документооборота.

Внедрение и мониторинг

Внедрение системы документооборота должно быть поэтапным и осуществляться с сопровождением и контролем. Внедрите систему, обеспечьте поддержку сотрудников и регулярно мониторьте ее работу.

Правильно организованная система документооборота способствует улучшению эффективности бизнес-процессов и повышению доверия со стороны клиентов и партнеров. Следуйте указанным шагам и рекомендациям, чтобы создать эффективную систему документооборота в вашей организации.

Виды

Стандартная

Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

Персональная

Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации, которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения.

Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри — система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

С чего начать разработку номенклатуры?

Ответственность за разработку номенклатуры дел в крупных учреждениях обычно несет служба документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия и т.д.), в небольших организациях — делопроизводитель, секретарь или другое назначенное руководителем лицо. В коммерческих организациях у секретаря зачастую не достает квалификации, и обязанность по составлению номенклатуры ложится на плечи кадровой службы, ведь именно здесь создается большинство документов длительного хранения. Сведения, необходимые для составления номенклатуры, должны представить все структурные подразделения организации, поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа, в котором будет указано, в какой срок должна быть представлена информация о заводимых в подразделениях делах и видах документов.

Возможно, для сферы деятельности вашей организации вышестоящими министерствами и ведомствами разработаны типовые и примерные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Обязательно уточняйте эту деталь. Учтите, что типовые номенклатуры обязательны для исполнения (то есть необходимо соблюдать указанный в них состав дел, единую индексацию и сроки хранения документов). Примерная номенклатура дел служит лишь ориентиром для составления индивидуального документа организации. Например, для нотариусов разработана Примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой (утв. Решением Правления ФНП от 12.11.2012, Приказом Минюста России от 19.12.2013 N 229), для мировых судей — Примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей (утв. Судебным департаментом при Верховном Суде РФ 09.06.2011) и т.д. Крупные компании, например холдинги, также могут разрабатывать для своих филиалов, дочерних компаний и представительств типовые или примерные номенклатуры, чтобы обеспечить единообразие своей документации.

Большинству коммерческих организаций приходится разрабатывать номенклатуру дел самостоятельно. В этом помогут такие нормативные акты, как:

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
• разд. 5 Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;
• п. 3.5.1 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76);
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182. Он содержит виды документов, используемые в строительстве, производстве, научно-исследовательской, проектной и некоторых других видах деятельности.

Также необходимо внимательно изучить устав, штатное расписание, локальные нормативные акты организации, положения о структурных подразделениях, правила, инструкции, стандарты, описи дел и т.п. — в них обычно содержатся ссылки на применяемые в организации документы.

Сначала готовят номенклатуры дел структурных подразделений и уже на их основе составляют сводную номенклатуру дел организации. В некоторых случаях используют функциональный, а не структурный принцип, то есть названиями разделов номенклатуры служат не подразделения, а функции (допустим, планирование, финансирование, производство, учет кадров и т.д.). Мы рассмотрим более распространенный вариант.

Различные области медицины и ДМН

Доктор медицинских наук (ДМН) — высшая ученая степень в медицине. Врач, получивший степень ДМН, является экспертом в своей области медицины и имеет право занимать ведущие позиции в учреждениях здравоохранения, обучать студентов и аспирантов, проводить исследования и руководить научными проектами.

Степень ДМН получают во многих различных областях медицины. Ниже приведены некоторые из них:

• Кардиология: изучает сердечно-сосудистую систему, диагностику и лечение сердечных заболеваний.
• Неврология: занимается диагностикой и лечением заболеваний нервной системы.
• Гастроэнтерология: исследует желудочно-кишечный тракт и занимается диагностикой и лечением его заболеваний.
• Онкология: специализация, посвященная диагностике, лечению и исследованию раковых заболеваний.
• Дерматология: изучает заболевания кожи, их диагностику и лечение.
• Педиатрия: концентрируется на здоровье детей от рождения до юношеского возраста.

Это только несколько примеров из множества различных областей, в которых могут получать степень ДМН врачи. Каждая из этих областей имеет свои особенности и требования, и специалисты, имеющие степень ДМН, вносят значительный вклад в развитие медицины и улучшение здоровья пациентов.

Степень ДМН является признанием высокой квалификации врача-специалиста в определенной области медицины и обязательно требует прохождения ученого совета и защиты диссертации. Отличительными чертами ДМН являются критическое мышление, способность к самостоятельной научной работе и ведению научных исследований.

Диагностика и обследование при подозрении на ДМН

Диагностика и обследование при подозрении на доброкачественную неэпителиальную новообразованием (ДМН) проводятся для определения точного диагноза и планирования лечения пациента. В процессе диагностики учитываются клинические симптомы, результаты лабораторных и инструментальных исследований.

Важным этапом диагностики ДМН является сбор анамнеза пациента. Врачу необходимо узнать о заболеваниях, которые перенес пациент, наследственности, присутствии сопутствующих заболеваний, а также о симптомах, влияющих на качество жизни пациента.

При подозрении на ДМН назначается комплекс лабораторных и инструментальных исследований. Лабораторные исследования могут включать общий анализ крови и мочи, биохимический анализ крови, определение уровня определенных маркеров опухоли.

Инструментальные методы диагностики включают:

• Физикальное обследование и визуальный осмотр пациента, включая пальпацию и аускультацию;
• Ультразвуковое исследование, позволяющее оценить структуру и размеры органов, выявить наличие опухоли;
• Магнитно-резонансная томография (МРТ), которая отображает детальные изображения внутренних органов и тканей;
• Компьютерная томография (КТ), предоставляющая более детальную информацию о структуре тканей и опухоли;
• Биопсия, при которой берется образец ткани для дальнейшего исследования под микроскопом;
• Индоскопия, позволяющая исследовать полости тела и органы с помощью гибкой трубки с видеокамерой.

Комбинирование различных методов диагностики позволяет более точно определить наличие и характер опухоли, а также оценить степень распространения процесса в организме.

Особенности применения ДМН в педиатрии и гериатрии

Для педиатров ДМН является удобным и эффективным инструментом для диагностики и лечения нейрологических заболеваний у детей. Однако, при его использовании следует учитывать возрастные особенности ребенка, в том числе массу тела и высоту

Важно также обращать внимание на конкретные особенности заболевания и понимать, какие области мозга нужно изучать и стимулировать

В гериатрии ДМН может помочь в борьбе с возрастными заболеваниями, такими как болезнь Альцгеймера, деменция и плохая память. Однако при этом также следует учитывать индивидуальные особенности пожилого пациента, в том числе наличие сопутствующих заболеваний и возможные ограничения в движении.

В обоих случаях важно понимать, что ДМН не является панацеей. Он может помочь только при комплексном подходе к лечению, который должен включать физическую и эрготерапию, медикаментозное лечение и другие методы

Для педиатров особенно важно учитывать возрастные особенности ребенка при применении ДМН.
В гериатрии нужно учитывать индивидуальные особенности пожилого пациента.

Использование ДМН может значительно улучшить качество жизни людей, страдающих неврологическими заболеваниями. Однако, его применение должно осуществляться только высококвалифицированными специалистами, имеющими опыт работы с этим инструментом.

Важность раннего выявления и лечения ДМН

ДМН или «дегенерация макулярного пятна» — это серьезное заболевание глаз, которое приводит к ухудшению зрения и может прогрессировать со временем. Раннее выявление и лечение ДМН имеет огромное значение для сохранения зрительных функций и качества жизни пациента.

ДМН влияет на центральную часть сетчатки глаза, называемую макулой. Макулярная дегенерация — основная причина потери зрения у пациентов старше 60 лет. Это заболевание может проявляться двумя основными формами: сухой ДМН и влажной ДМН. Обе формы требуют внимательного наблюдения, диагностики и лечения.

Раннее выявление ДМН основное предпосылка для успешного лечения. Если заболевание было диагностировано на ранних стадиях, врач может принять меры для замедления прогрессирования ДМН и сохранения качества зрения на длительное время. Однако, если ДМН остается без внимания и не лечится, оно может привести к серьезной потере зрения.

Важность раннего выявления и лечения ДМН

Замедление прогрессирования: Раннее начало лечения может помочь замедлить прогрессирование ДМН и сохранить макулярную функцию.

Предотвращение потери зрения: Лечение ДМН может предотвратить или снизить риск развития серьезной потери зрения, что позволяет пациентам сохранить некоторую степень самостоятельности и качество жизни.

Оптимальные результаты: Статистика свидетельствует о том, что раннее лечение ДМН обычно дает наилучшие результаты, поэтому важно не откладывать посещение врача и начинать лечение так скоро, как только возникнут подозрения на ДМН.

Имеются различные методы лечения ДМН, включая лекарственную терапию, инъекции в глаз, фотодинамическую терапию и лазерную хирургию. Врачи-офтальмологи могут провести подробное обследование глаз и назначить наиболее подходящий метод лечения, учитывая индивидуальные особенности пациента и степень прогрессирования заболевания.

Важно помнить, что ДМН — это хроническое заболевание, поэтому регулярное наблюдение и соблюдение индивидуального плана лечения играют важную роль в сохранении зрительных функций и качества жизни пациентов. Выводы: Откладывание посещения врача и лечения ДМН может привести к серьезной потере зрения

Раннее выявление и начало лечения ДМН являются ключевыми факторами для замедления прогрессирования заболевания и сохранения зрительных функций на длительный период времени

Выводы: Откладывание посещения врача и лечения ДМН может привести к серьезной потере зрения. Раннее выявление и начало лечения ДМН являются ключевыми факторами для замедления прогрессирования заболевания и сохранения зрительных функций на длительный период времени.

Значение сокращения ДМН

ДМН — это аббревиатура, которая означает «доктор медицинских наук». Это высшая научная степень в области медицины. Доктор медицинских наук (ДМН) является одной из самых престижных и престижных ученых степеней, которую можно получить в России.

Чтобы получить степень ДМН, кандидат наук должен успешно защитить диссертацию и пройти ряд научно-исследовательских работ. В процессе работы над диссертацией, кандидат должен продемонстрировать глубокое понимание исследуемой темы, оригинальность и научную значимость своих результатов.

Получение степени ДМН открывает двери для профессионального роста в медицинской сфере. Обладатели этой степени часто становятся высокопоставленными специалистами в медицинских учреждениях, вузах и научных институтах. Они также могут возглавлять научные проекты, заниматься академической деятельностью и преподаванием.

Таким образом, сокращение ДМН означает, что человек является доктором медицинских наук — высшей научной степенью в области медицины и медицинских исследований. Это знак высокой компетентности и авторитетности в медицинском сообществе.

Аббревиатура vs сокращение ДМН

В номенклатуре дел и документации встречаются различные сокращения и аббревиатуры, которые используются для удобства и экономии места. Два наиболее распространенных варианта сокращений — это аббревиатура и сокращение ДМН.

Аббревиатура

Аббревиатура — это сокращение, состоящее из первых букв или слогов словосочетания. Примерами аббревиатур могут служить: РАН (Российская академия наук), МВД (Министерство внутренних дел), ВУЗ (высшее учебное заведение).

Аббревиатуры часто используются в научных, медицинских и административных сферах для обозначения организации, учреждения или понятия. Они позволяют сократить длинные названия и облегчают коммуникацию.

Сокращение ДМН

Сокращение ДМН — это специфическое сокращение, которое используется в номенклатуре дел для обозначения Деловодного отдела учреждения. Данное сокращение состоит из первых букв слов «Деловодный», «Материально-техническое» и «Номенклатурное».

Сокращение ДМН чаще всего используется в таблицах и списочных документах для обозначения отдела, ответственного за ведение деловодства.

Примеры использования

Аббревиатура	Сокращение ДМН
РАН (Российская академия наук)	ДМН (Деловодный отдел, Материально-техническое отделение, Номенклатурное отделение)
МВД (Министерство внутренних дел)	ДМН (Деловодный отдел, Материально-техническое отделение, Номенклатурное отделение)
ВУЗ (высшее учебное заведение)	ДМН (Деловодный отдел, Материально-техническое отделение, Номенклатурное отделение)

Использование аббревиатур и сокращений ДМН в номенклатуре дел и документации значительно упрощает работу с документами и повышает эффективность коммуникации.

ДМН: ключевая концепция успешного бизнеса

ДМН, или дифференциация, маркетинг и ниша, представляет собой одну из ключевых концепций, определяющих успешность бизнеса в современном мире. Данная концепция учитывает изменчивость современного рынка и стремится обеспечить конкурентное преимущество на основе уникальности продукта или услуги.

Суть дифференциации заключается в том, что предприятие предлагает потребителям что-то особенное и отличное от конкурентов. Это может быть качество товара или услуги, инновационные характеристики, уникальный опыт для клиентов или особый подход к решению их проблем. Дифференциация направлена на создание ценности для клиента, в результате чего бизнес может выделиться на фоне остальных и привлечь больше потенциальных покупателей.

Маркетинг играет ключевую роль в применении концепции ДМН. Он позволяет определить целевую аудиторию и научиться говорить на ее языке, создавая уникальные предложения, которые отвечают ее потребностям. Маркетинговые исследования помогают понять, что делает компанию уникальной, и использовать это в качестве конкурентного преимущества.

Выбор ниши является еще одним важным аспектом ДМН. Ниша представляет собой ограниченную часть рынка, где компания может выступать в качестве эксперта и конкурировать с меньшим количеством конкурентов. Фокусирование на нише позволяет предприятию стать заметным для определенной группы потребителей и аккумулировать свои ресурсы для достижения успеха.

Дифференциация, маркетинг и ниша являются взаимосвязанными понятиями, которые могут стать ключом к успеху бизнеса. Применение концепции ДМН позволяет компании выделиться на рынке, привлечь больше клиентов и достичь стабильного развития.

Хранение электронных документов: что нового

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем. Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

• программные разработки (по определению);

• отчеты (от бухгалтерских до технических);

• рекламная продукция и многое другое, включая и близкие секретарю протоколы совещаний у генерального директора.

Многие из перечисленных документов имеют сроки хранения «постоянно», 10 лет и более

Помещая их в архив, к ним следует отнестись с особым вниманием

В России действует нормативный (обязательный) для всех документ по архивному делу – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015). В 2018 году увидели свет Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Методические рекомендации). Они уточнили и во многом дополнили требования Правил 2015 к хранению электронных документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Дела, которые ведутся в организации в электронном виде, в номенклатуре дел отражаются на общих основаниях. Никакой «дискриминации» по носителю устраивать не нужно. Заголовки дел располагаются в необходимом порядке. При этом электронные дела сопровождаются специальными отметками (Пример 1).

Ежегодно к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Для учета электронных дел лучше составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб (разд. 1.1.1.4 Методических рекомендаций). Только в форме итоговой записи, предложенной Правилами 2015, не содержится специального поля для отметки об объеме электронных дел, поэтому объем может быть указан произвольно. Можно включить для этого в итоговую запись отдельную графу (Пример 2).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОПИСЯХ

То, что электронные документы со сроками хранения свыше 10 лет и «постоянно» вносятся в специальные описи, делопроизводителям известно (п. 4.31 Правил 2015). Формы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения приведены в Правилах 2015 (приложения 17 и 18 соответственно). Вспомним общие правила составления описей дел:

1. Опись состоит из нескольких годовых разделов, начиная с самого раннего. Например, если мы принимаем в архив электронные документы начиная с 2015 года, то в описи будут разделы за 2015–2018 годы, первым из которых будет раздел за 2015 год. Все годовые разделы будут представлять собой одну опись – № 1.

2. Нумерация единиц хранения в описи (содержимое графы 1 «№ п/п») сквозная. Например, раздел за 2015 год может включать позиции с 1 по 5, тогда годовой раздел за 2016 год начнется с № 6, а не 1. Это будет продолжаться, пока число позиций в описи не достигнет 9999. Только после этого опись № 1 можно закрыть и начать опись № 2.

Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Утв. Росархивом, 2018.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2019.

Влияние ДМН срока хранения на продукт

Одно из главных последствий установленного ДМН срока хранения — это необходимость соблюдения принципов хорошей практики производства и правил хранения. Компании, производящие и продавая продукты, должны строго выполнять указанные требования, чтобы не нарушать допустимый срок годности.

Кроме того, ДМН срок хранения может влиять на поведение потребителей. Когда покупатели видят, что срок годности продукта скоро истекает, они могут быть склонны срочно использовать продукт или не покупать его вовсе, опасаясь его качества. Это может привести к увеличению скидок и снижению спроса на продукт.

С другой стороны, продукты с более продолжительным ДМН сроком хранения могут иметь преимущества для производителей и потребителей. Они позволяют сделать запасы и обеспечить постоянный доступ к продукту, несмотря на сезонность или условия доставки. Кроме того, для потребителей это может быть удобно, так как продукт может быть использован на протяжении длительного времени, что позволяет экономить время и ресурсы.

Важно отметить, что ДМН срок хранения не означает, что продукт станет опасным или непригодным для употребления сразу после истечения указанного срока. Он указывает лишь на то, что качество продукта может постепенно ухудшиться и потенциально повлиять на его вкус, запах, текстуру или питательную ценность

Что такое ДМН? Определение и значение

ДМН — это аббревиатура, которая расшифровывается как депрессивно-маниакальное нарушение. Это психическое заболевание, которое характеризуется чередующимися эпизодами депрессии и мании.

Депрессивный эпизод может проявляться в виде глубокой печали, потери интереса к жизни, нарушений сна и аппетита, снижения концентрации внимания и мыслительных способностей. Маниакальный эпизод, в свою очередь, характеризуется повышенным настроением, увлеченностью, повышенной активностью, недосыпанием, разговорчивостью и беспокойством.

ДМН является одной из форм биполярного аффективного расстройства, которое также называют маниакально-депрессивным психозом. Оно может существенно повлиять на качество жизни больного и требует специализированного психиатрического лечения.