Кто работает в офисах?

Секретарь компании: что входит в ее обязанности?

Основными задачами секретаря компании являются:

• Прием и регистрация посетителей. Секретарь отвечает за встречу гостей, проверяет их учетные данные, направляет к нужным сотрудникам и обеспечивает комфортное пребывание посетителей в офисе.
• Организация и ведение документации. Секретарь отвечает за правильное оформление и хранение документов, ведет учет деловой переписки, составляет отчеты и протоколы, а также контролирует соблюдение конфиденциальности информации.
• Планирование и координация внутренних мероприятий. Секретарь организует совещания, тренинги, семинары и другие внутренние мероприятия компании, занимается подготовкой необходимых материалов и обеспечением технической поддержки.
• Работа с клиентами. Секретарь занимается приемом и обработкой заявок от клиентов, консультирует по вопросам, связанным с работой компании, и предоставляет информацию о продуктах и услугах.
• Организация рабочего пространства. Секретарь следит за порядком и чистотой в офисе, обеспечивает наличие необходимого офисного оборудования и потребностей сотрудников.

Кроме указанных выше обязанностей, секретарь компании может выполнять и другие задачи, связанные с поддержкой работы коллектива и руководства. Для успешного выполнения своих функций секретарь должен обладать организационными и коммуникативными навыками, уметь работать с документацией, быть внимательным к деталям и оперативным в решении задач.

Коммерческий директор

От эффективной работы коммерческого директора зависит деятельность отделов продаж, закупок и маркетинга, а также связей с общественностью и логистики. Он отвечает за окупаемость бизнеса на старте и увеличение продаж и продвижение в дальнейшем.

Коммерческий директор ежедневно решает разноплановые задачи:

• анализирует текущее состояние дел — обнаруживает ошибки и сбои в операционных процессах и реагирует на них;
• участвует в разработке стратегии развития — изучает предложения на рынке, выдвигает идеи и утверждает ключевые моменты стратегии;
• изучает финансовые возможности бизнеса — определяет, хватит ли ресурсов на достижение поставленных целей;
• нанимает специалистов и руководит обучением сотрудников — подбирает персонал, подбирает образовательные программы и разрабатывает систему адаптации;
• выстраивает маркетинговую стратегию — выделяет ключевые моменты продвижения и участвует в распределении рекламного бюджета.

Многие задаются вопросом: финансовый и коммерческий директор — в чём разница. Хоть эти две профессии похожи, у них есть существенное различие: финансовый директор управляет движением денег на предприятии, а коммерческий отвечает за продажи и продвижение.

Под руководством коммерческого директора работают маркетологи, менеджеры по продажам и специалисты отдела логистики.

Нужно поработать руководителем в отделе продаж, маркетинга или закупок. Быстрее достичь цели помогут онлайн-курсы.

Курс «Коммерческий директор» от Русской Школы Управления

Обучение для управленцев в сфере продаж и маркетинга, амбициозных менеджеров и владельцев бизнеса.

Вы создадите эффективную маркетинговую стратегию и научитесь оптимизировать продажи, а также поймёте, как сформировать сильную команду. Вы разберётесь в современных технологиях управления ассортиментом, изучите разные каналы продвижения нового продукта и поймёте, по каким показателям оценивать эффективность бизнеса

вы получите документ о повышении квалификации

Курс «Коммерческий директор» от Eduson Academy

4-месячная программа для управленцев и менеджеров в отделах продаж и маркетинга.

Вы поймёте, как запускать, контролировать и оптимизировать продажи, а также научитесь привлекать новых клиентов и наращивать долю рынка предприятия. Вы разберётесь в логистических процессах и узнаете, как управлять закупками и анализировать финансовую документацию

вы получите документ об окончании курса

Наиболее важные профессии.

Каждый будний день офисные работники занимают свои места и, как кажется представителям других профессий, создают видимость работы. Но это мнение ошибочно. «Офисный планктон» не привык рассказывать о своих достижениях в рабочей сфере. Победа в крупном тендере или заключение долгосрочного контракта с крупным заказчиком для них – обычное дело.

Конечно, не все компании могут позволить себе иметь большой штат сотрудников. Именно поэтому выбирают специалистов, без которых работа в офисе просто останавливается. Этот список состоит всего из 5 должностей, на которые должны занимать люди с опытом.

Изображение взято из открытых источников.

Офис-менеджер.

Сравнительно недавно этих специалистов называли секретарями. Многие были уверены, что их главная задача — принести кофе. А когда слово «секретарь» заменили на «офис-менеджер», общественности объяснили, что должен делать этот сотрудник. Прежде всего, он должен знать государственный стандарт оформления документов. В его обязанности входит ведение дел компании и организация командировок сотрудников компании. Еще одна задача офис-менеджера – защитить спокойствие руководителя при ведении переговоров или работе с ценными бумагами.

Изображение взято из открытых источников.

Охранник.

Кто-то скажет, что сидеть у входа в офис в форме несложно, что с этой работой справится любой. Но нет. Основная задача охранника – следить за безопасностью офисного помещения и его сотрудников. Он должен следить за людьми, которые приходят. В случае опасности реагируйте немедленно – вдруг у преступников возникнет желание ограбить бухгалтерию офиса. Обезвредить противника сможет только человек с хорошей реакцией и физической подготовкой.

Изображение взято из открытых источников.

Бухгалтер.

В очередной раз общественное мнение относительно этой профессии искажено. Большинство людей думают, что сотрудники бухгалтерии только считают деньги. Возможно, так было 20 лет назад, но сегодня на них лежит большая ответственность. Сюда входит налоговая отчетность, подготовка финансовых документов, сотрудничество с несколькими банками, в которых у компании есть счета и многое другое.

Изображение взято из открытых источников.

Завхоз.

Нет, это не уборщица. Человек на этой должности — смотритель пожара в офисе. Основная задача дворника – управлять людьми, которые создают в офисе чистоту и уют. Именно этому руководителю предоставлено право устанавливать определенные правила поведения сотрудников компании в офисных помещениях. Именно завхоз планирует провести ремонтные работы, не затрагивая производство.

Зачастую эта должность принадлежит женщинам, и представительницы прекрасного пола на собственном опыте знают, как чистить ковры или куда идти, если нет электричества.

Изображение взято из открытых источников.

Системный администратор.

Основная функция представителя этой профессии – следить за правильной работой офисной компьютерной сети. Этот человек подключает новое системное оборудование, устанавливает необходимые для работы программы, устраняет неисправности компьютера и принтера. При необходимости системные администраторы пишут программы для компании.

Изображение взято из открытых источников.

Ресурсы ↓

Resource Manager — функция прямого начальника рядовых сотрудников. Определяет его зарплату, решает его вопросы с отпусками, развитием и т.п. Можно совмещать с кем угодно, в небольшой конторе это чаще всего СЕО или СТО лично, в средней — Project Manager или начальник отдела. В компании с функциональной структурой встречается крайне редко.

Recruiter — написание вакансий, поиск сотрудников, первичный отбор кандидатов, организация и проведение собеседований, закрытие вакансий.

HR Manager — онбординг, выслушивание предложений сотрудников, организация корпоративных ивентов, формирование HR-бренда компании.

Vendor Manager — поиск и выстраивание отношений с подрядчиками, которым можно отдавать лишние проекты или брать в аренду срочно нужные ресурсы, оформление с ними договоров

Подробности

Руководящий состав

Если ООО только что открылось и его штат состоит из нескольких человек, то руководящих должностей там будет немного. Однако, при развитии компании начинают возникать отделы, которые выполняют совершенно разные функции, а штат рабочих увеличивается до сотен человек, то предприятие нуждается в руководителях среднего звена. Люди на таких должностях не имеют абсолютной власти над подчинёнными, не могут единолично принимать важных решений и не руководят фирмой в целом. Их задачей является контроль за работой своего отдела, координация занятости сотрудников и решение вопросов, касающихся конкретно этого отдела.

Понятно, что структура должностей в компании может быть разной в зависимости от

направления деятельности организации.

СПРАВКА! Названия должностей и отделов может также отличаться, но функции сотрудников при этом очень похожи.

Главный инженер

Данная должность имеется на предприятиях, занимающихся производством продукции, имеющих свой автопарк. Это могут быть предприятия сельского хозяйства, фабрики, заводы, транспортные фирмы и другие. Чтобы занимать должность главного инженера, необходимо иметь высшее техническое образование по направлению деятельности компании.

Этот человек должен следить за технической оснащённостью организации запасными частями, ГСМ, станками и техникой, а также руководить работой механиков и обслуживающего персонала. По его предложениям происходит закупка всех технических узлов, запчастей.

Также он осуществляет прием на работу людей, обслуживающих эти машины и устройства. Похожий функционал работы имеет технический директор. В каких-то организациях два этих понятия тождественны.

Директор по производству

Должность производственного директора встречается на предприятиях, занимающихся производством продукции. В обязанности директора производства входит исследование структуры рынка, спроса и предложения, изучение предложений конкурентов. Также он определяет, что конкретно нужно производить, по каким ценам и в каких объемах. От того, насколько эффективно работает директор производства, зависит качество и объем производимой продукции, а также ее стоимость и размещение на рынке сбыта. Задачами производственного директора является поиск поставщиков сырья необходимого качества и по хорошей цене, запуск процесса выпуска продукции, контроль за всем этим процессом.

Специалисты

Кроме руководства, на каждом предприятии должны быть ещё и специалисты, так как без них руководителям некем будет управлять. На должности специалистов принимают людей, имеющих среднее или высшее образование по определенной специальности. К таким специалистам относятся бухгалтеры, менеджеры, инженеры, врачи и так далее.

Должности рабочих

Кроме специалистов, имеются ещё и рабочие. К приему на должности рабочих принимаются люди без опыта и образования. К такой работе допускаются люди, способные выполнять определенные физические действия. К таким должностям относятся упаковщики, комплектовщики, сортировщики, грузчики, водители, уборщики. Чтобы выполнять такую работу, не требуется высшее образование или опыт работы, а также лидерские или организаторские способности. Нужно только иметь хорошее физическое здоровье и выносливость.

Штат производственной компании

Производственная компания может состоять из следующего списка сотрудников:

1. — генеральный директор;
2. — директор по сбыту товара;
3. — главный бухгалтер;
4. — главный инженер;
5. — бухгалтеры;
6. — маркетолог;
7. — менеджер по продажам;
8. — менеджер по закупкам;
9. — менеджер по связям с общественностью;
10. — технологи;
11. — комплектовщики, сортировщики;
12. — техники и механики;
13. — операционисты;
14. — уборщики;
15. — охранники.

Такой список может быть далеко не полным для какой-то организации, которая занимается производством и продажей продукции.

СПРАВКА! Для осуществления любой определенной задачи нужен конкретный сотрудник.

Штат торговой компании

Организации торговли не выпускают собственную продукцию. Их работа заключается в закупке готового товара и его перепродаже, либо оказанию услуг населению. Понятно, что должности, которые должны быть в производственной компании, в торговой просто не нужны. Однако, в них сильнее развит отдел сбыта, рекламный отдел и контактные центры. Торговые компании должны иметь намного больше менеджеров разных направлений, специалистов по рекламе и аналитиках.

Важный инструмент трудового права

Если говорить о классификации профессий в общем, то подразделяются они на список рабочих профессий по сфере деятельности, условиям труда, вредности производства, тяжести труда и т. д.

Единый классификатор характеризует каждую профессию в отдельности, прилагая перечень должностных обязанностей, обязательных для исполнения, порядок предоставляемых льгот, присваиваемых разрядов и т. д.

На основании классификации строится весь трудовой процесс, начиная с начисления и расчета заработной платы, заканчивая премированием и длительностью отпусков.

Классификатор приводит перечень должностей для каждой экономической отрасли, определяя круг обязанностей и прав должностного лица или служащего.

Применение классификатора профессий позволяет каждой организации, предприятию упорядочить рабочий процесс, четко распределять обязанности в рабочем коллективе, соблюдать трудовое законодательство.

Будучи законодательными актами в трудовом законодательстве, Трудовой кодекс и классификатор утверждены со ссылками друг на друга. Это свидетельствует о том, что нарушение положений классификатора профессий будет основанием для нарушения трудового законодательства и административного проступка. Организовывая кадровую деятельность на предприятиях, за основу формирования должностей, трудовой иерархии, системы поощрения и наказания берут единый список рабочих профессий.

Классификатор совершенствуется постоянно, вносятся поправки, необходимые в связи с изменением экономики страны. Однако эти нюансы не существенны и основного списка должностей практически не касаются.

Список профессий и классификатор должностей — это важнейший инструмент трудового права, кадровой службы любого предприятия, выступающий гарантом в организации и оплате труда практически каждого работника.

На рынках труда отдельных государств сформировалась парадоксальная ситуация: люди больше не хотят зарабатывать на жизнь своим умом, так как «ручные» профессии оплачиваются лучше и не требуют так много эмоциональных затрат. Вот почему необходимо чётко понимать разницу между рабочими и служащими. Это поможет выбрать труд по вкусу, который будет подходить не только по оплате, но и по другим параметрам.

Классификация персонала предприятия

Этим классификация работников не ограничивается. Есть и другие признаки и факторы. По правам собственности — владельцы, учредители, наемные работники. По вовлечению в хозяйственный процесс — производственный и непроизводственный. По включению в штат — штатные и внештатные специалисты, по месту работы — удаленные или офисные сотрудники и др.

От групп, на которые распределяют персонал, зависят способы оформления, уровень заработной платы и другие особенности трудовой деятельности.

Сотрудников разделяют и по дополнительным признакам:

• тарифным разрядам (от 1 до 8);
• квалификационным классам (от 1 до 3);
• способам оплаты заработка (оклад, сдельная, премиальная);
• способам выполнения работы (механизированная или ручная) и др.

Существует и распределение по категориям опасности условий труда. Всего их четыре (ст. 14 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ):

• оптимальные — 1 класс;
• допустимые — 2 класс;
• вредные — 3 класс;
• опасные — 4 класс.

По закону, для тех, чье рабочее место предполагает вредные условия труда, проводят стажировку. Отсюда становится понятно, к какой категории опасности относятся стажеры, — к третьей или четвертой. Для первых двух классов стажировка не обязательна.

Производственный директор

Директор по производству – должность, имеющая смысл в организациях, осуществляющих выпуск какой-либо продукции. Это должностное лицо занято тем, что исследует структуру рынка, спроса и предложения, изучает предложения конкурентов, определяет, что необходимо выпускать, по каким ценам и в каких объемах. От эффективности его работы зависит объем и качество выпущенной продукции, ее цена и размещение на рынке сбыта. В его задачи входит поиск поставщиков сырья надлежащего качества и с приемлемой стоимостью, запуск процесса выпуска, контроль за ним на протяжении всего производственного цикла.

Операционные функции ↓

Office manager — решение любых вопросов, связанных с офисом и оборудованием, прием и разбор почты, заказ нужных вещей, оформление бытовых договоров.

Сисадмин — устанавливает софт на компы и чинит их по необходимости, администрирует внутреннюю сеть.

Юрист — решает юридические вопросы.

Бухгалтер — ведет бухучет, начисляет зарплату.

Кадровик — ведет всю нужную по законодательству страны документацию по сотрудникам — прием, увольнение, больничные, повышения, приказы о премировании, депремировании, переводе на другую должность и т.д.

Если компания небольшая, то один сотрудник может совмещать несколько ролей (тимлид и техлид, рекрутер и кадровик), отделы также могут объединяться (маркетинг и продажи, разработка и тестирование). Чем больше компания, тем специфичнее становятся и роли в ней.

Overview[edit]

Executive managers hold executive powers delegated to them with and by authority of a board of directors and/or the shareholders. Generally, higher levels of responsibility exist, such as a board of directors and those who own the company (shareholders), but they focus on managing the senior or executive management instead of on the day-to-day activities of the business. The executive management typically consists of the heads of a firm’s product and/or geographic units and of functional executives such as the chief financial officer, the chief operating officer, and the chief strategy officer. In project management, senior management authorises the funding of projects.

Senior management are sometimes referred to, within corporations, as executive management, top management, upper management, higher management, or simply seniors.[citation needed]

Руководящий состав

В этот список входят такие профессии:

• Гл. специалист агрономической службы (агроном) предприятия.
• Гл. агроном-агрохимик на производстве.
• Гл. специалист аграрной службы (агроном) в сфере защиты растениеводства.
• Гл. специалист агрономической службы (агроном по изучению почвы).
• Гл. специалист ветеринарной службы (врач-ветеринар).
• Гл. специалист зоотехнической службы (зоотехник).
• Гл. специалист зоотехнической службы в отрасли разведения коней (зоотехник гос. конюшни).
• Гл. специалист зоотехнической службы — зоотехник ипподрома.
• Гл. инженер мелиораторской службы.
• Гл. инженер-механик.
• Гл. специалист энергетики (инженер-энергетик).
• Гл. судья в сфере племенного разведения коней.
• Работник ветеринарной службы — зав. ветаптекой.
• Работник ветеринарной службы — зав. ветучастком.
• Зав. на предприятии гаражом.
• Зав. пунктом заготовки на производстве переработки льна и других лубяных культур.
• Зав. токсикологической лабораторией.
• Зав. производственной лабораторией биометода защиты растений.
• Зав. лабораторией госинспекции по карантину растений и фумигационного отряда.
• Зав. лабораторией диагностирования и прогноза появления в будущем вредителей и болезней растений.
• Зав. лабораторией по оценке качества испытываемых сортов Госкомиссии по сортированию селхозкультур.
• Зав. лабораторией по плем. делу и искусственному методу осеменения.
• Зав. транспортным отделом.
• Зав. нефтескладом.
• Зав. опытным полем.
• Зав. пограничным пунктом по карантину растений.
• Зав. пунктом искусственного метода осеменения.
• Зав. пунктом сигнализации и прогнозов появления вредителей и болезней растений.
• Зав. мастерской по ремонту.
• Зав. семеноводческой станцией.
• Заведующий тех. обменным пунктом.
• Зав. участка по испытанию сортов.
• Зав. фитогельминтологической производственной лабораторией.
• Зав. семенным хранилищем.
• Начальник мех. отряда.
• Начальник отдела заготовки.
• Начальник отдела (участка) производственно-ветеринарного контроля.
• Начальника отдела тех. эксплуатации автопарка и оборудования сельхозпердприятий.
• Начальник производственного отдела ипподрома.
• Начальник станции защиты растениеводства (на уровне субъекта, области и района).
• Начальник станции тех. обслуживания автопарка, станции тех. обслуживания машиностроительного парка.
• Начальник животноводческого цеха.
• Начальник фумигационного отдела.
• Начальник станции тех. обслуживания машин и оборудования живот-ких ферм, птицефабрики и фермы.
• Начальник цеха по производству кормов.
• Начальник цеха по мелиорации земель.
• Начальник цеха инкубации.
• Начальник цеха механизирования.
• Начальник цеха растениеводства.
• Начальник экспедиции по биозащите растений.
• Начальник цеха по управлению транспортными перевозками.
• Управляющий фермой, бригадир.
• Руководитель КФХ-фермер.

Финансовый директор

Ответственность за денежные потоки компании несёт финансовый директор. Он знает общее количество денег у предприятия и куда они тратятся, а также понимает, сколько налогов нужно платить и какую прибыль получает бизнес.

Финансовый директор отвечает за то, чтобы бизнес эффективно расходовал деньги и получал как можно больше зарабатывал.

Перечислим, чем занимается финансовый директор:

• — определяет, сколько предприятие тратит и зарабатывает;
• контролирует работу бухгалтеров, экономистов и завхозов — принимает отчёты и анализирует их;
• переводит цифры на понятный для собственника бизнеса язык — объясняет, что означает каждый показатель;
• находит точки роста и предлагает решения по развитию — предлагает идеи, куда вложить деньги, а какие проекты, наоборот, затормозить.

Главным бухгалтером и всем отделом бухгалтерии, а также руководителями и сотрудниками финансового отдела.

Для начала вы можете устроиться бухгалтером или финансистом, чтобы набраться необходимого опыта, понадобится от 1 до 5 лет работы. Если вы хотите чуть быстрее стать финансовым руководителем — можно пойти на курсы.

Курс «Директор по финансам» от City Business School

Программа с международной аккредитацией для бухгалтеров, финансистов, топ-менеджеров и владельцев компаний.

Вы научитесь проводить аудит внутренних процессов и анализ коммерческой среды и поймёте, как эффективно управлять финансами в сложных экономических условиях. Вы сможете составлять финансовые прогнозы и грамотно распределять ресурсы компании

вы получите удостоверение о повышении квалификации, международное приложение к нему и диплом Европейской Ассоциации дистанционного обучения и образования, который позволит работать за рубежом

Курс «Финансовый директор» от Русской Школы Управления

Обучение для финансистов, бухгалтеров и руководителей подразделений, деятельность которых связана с бюджетом и финансами предприятия.

Вы научитесь управлять бюджетом, получите комплекс инструментов для разработки и оптимизации системы финансового планирования, а также поймёте, как определять стоимость бизнеса при разных экономических условиях

вы потренируетесь решать финансовые вопросы на реальных кейсах и получите документ о профессиональной переподготовке

Административный менеджер: ответственности и требования к должности

Основные ответственности административного менеджера включают в себя:

• Организация работы офиса, его планирование, оптимизация процессов.
• Управление административными системами, такими как учет документов и корреспонденции, системы хранения информации и т. д.
• Координация работы сотрудников и отделов в офисе.
• Управление офисным бюджетом и контроль расходов.
• Взаимодействие с поставщиками, клиентами и другими сторонними организациями.
• Работа с договорами, переговоры и заключение контрактов.

Чтобы успешно выполнять свои обязанности, административному менеджеру необходимо обладать рядом ключевых навыков и качеств:

• Организационные навыки: способность эффективно планировать и координировать работу офиса, готовность к решению нестандартных задач и умение работать с большим объемом информации.
• Управленческие навыки: умение принимать решения, распределять задачи и координировать работу сотрудников, готовность к взаимодействию с различными отделами организации.
• Межличностные навыки: способность эффективно общаться и работать в команде, быть толерантным и дипломатичным, умение разрешать конфликты и находить компромиссы.
• Аналитические навыки: способность анализировать данных, прогнозировать и предлагать улучшения в организации офисных процессов.
• Знание программного обеспечения и технологий: опыт работы с офисными приложениями, знание систем управления информацией и других административных инструментов.
• Дискретность и ответственность: готовность и способность обращаться с конфиденциальной информацией, четкое соблюдение правил организации и его этических принципов.

Административный менеджер является одним из ключевых звеньев в успешной работе офиса

Важно, чтобы этот специалист обладал необходимыми навыками и умениями, современными знаниями и был готов к решению сложных задач в офисной среде