Номенклатура дел организации как основа делопроизводства

Как организовать систему документооборота

Ниже приведены основные шаги и рекомендации по организации системы документооборота.

Анализ текущей системы

Первым шагом является анализ текущей системы документооборота. Необходимо выявить сильные и слабые стороны текущей системы, определить основные проблемы и улучшить процессы.

Определение целей

Для успешной организации системы документооборота необходимо определить цели, которые хотите достичь. Определите, какие результаты вы хотите получить от этой системы, такие как улучшение эффективности работы, сокращение времени обработки документов и повышение безопасности.

Выбор программного обеспечения

Выбор подходящего программного обеспечения является одним из важнейших шагов при организации системы документооборота. Убедитесь, что выбранное вами программное обеспечение соответствует вашим целям и требованиям.

Разработка политики документооборота

Правильная политика документооборота будет служить основой для организации системы. Разработайте политику, которая будет определять правила и процедуры по обработке, хранению и доступу к документам.

Обучение сотрудников

Обучение сотрудников будет ключевым этапом в организации системы документооборота. Убедитесь, что все сотрудники обладают необходимыми навыками для работы с выбранным программным обеспечением и понимают политику документооборота.

Внедрение и мониторинг

Внедрение системы документооборота должно быть поэтапным и осуществляться с сопровождением и контролем. Внедрите систему, обеспечьте поддержку сотрудников и регулярно мониторьте ее работу.

Правильно организованная система документооборота способствует улучшению эффективности бизнес-процессов и повышению доверия со стороны клиентов и партнеров. Следуйте указанным шагам и рекомендациям, чтобы создать эффективную систему документооборота в вашей организации.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален – это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры – это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

Зачем нужна номенклатура дел?

Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
установить необходимые сроки хранения документов.

Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.

Образец составления номенклатуры дел

Вначале вносится стандартная информация:
- полное наименование компании,
- дата составления документа,
- предстоящий год, на который он пишется,
- населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

индекс или номер дела,
заголовок или название,
количество содержащихся в нем частей или томов,
срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Приказ Минкультуры от 31.03.2015 года № 526 перестал действовать. Теперь применяется Приказ Росархива от 31.07.2023 года № 77

Обратите внимание — в нем некоторые изменения по срокам хранения документов (относительно дел, законченных в делопроизводстве после 2003 года). Новый приказ нужно применять в 2024 году

ДМН: ключевая концепция успешного бизнеса

ДМН, или дифференциация, маркетинг и ниша, представляет собой одну из ключевых концепций, определяющих успешность бизнеса в современном мире. Данная концепция учитывает изменчивость современного рынка и стремится обеспечить конкурентное преимущество на основе уникальности продукта или услуги.

Суть дифференциации заключается в том, что предприятие предлагает потребителям что-то особенное и отличное от конкурентов. Это может быть качество товара или услуги, инновационные характеристики, уникальный опыт для клиентов или особый подход к решению их проблем. Дифференциация направлена на создание ценности для клиента, в результате чего бизнес может выделиться на фоне остальных и привлечь больше потенциальных покупателей.

Маркетинг играет ключевую роль в применении концепции ДМН. Он позволяет определить целевую аудиторию и научиться говорить на ее языке, создавая уникальные предложения, которые отвечают ее потребностям. Маркетинговые исследования помогают понять, что делает компанию уникальной, и использовать это в качестве конкурентного преимущества.

Выбор ниши является еще одним важным аспектом ДМН. Ниша представляет собой ограниченную часть рынка, где компания может выступать в качестве эксперта и конкурировать с меньшим количеством конкурентов. Фокусирование на нише позволяет предприятию стать заметным для определенной группы потребителей и аккумулировать свои ресурсы для достижения успеха.

Дифференциация, маркетинг и ниша являются взаимосвязанными понятиями, которые могут стать ключом к успеху бизнеса. Применение концепции ДМН позволяет компании выделиться на рынке, привлечь больше клиентов и достичь стабильного развития.

Главные задачи и функции

Многие компании и предприятия пользуются НД. Существуют следующие преимущества и основные задачи:

Упорядочивание важной и нужной документации. Благодаря использованию НД, можно правильно распределить папки после исполнительного производства

Каждая компания должна руководствоваться основными положениями организации.
Сохранение данных о сроках и отдельных периодах. Каждой папке присваивается отдельное время для хранения. Именно поэтому ценная документация может легко изыматься из архива для экспертизы или повторного изучения, применения.
Фиксация индексации. На папках фиксируют индивидуальный номер. Он позволяет упростить регистрацию документов.
Наличие отметок и показателей для справки. Они помогают облегчить изучение подразделений и структур в организации.
Учёт ведения деятельности на бумагах, которые предназначены для временного хранения.

Типовая номенклатура дел выполняет и другие функции. На каждом предприятии есть свои положения и правила организации документов.

Значение ДМН в документообороте

Каждый документ, который получает ДМН, получает уникальный идентификатор, который помогает быстро идентифицировать и отслеживать его во всех этапах обработки. Это позволяет снизить вероятность ошибок при обработке документов, ускорить процесс передачи информации и улучшить качество документооборота.

Организация системы документооборота с использованием ДМН имеет множество преимуществ. Во-первых, это упрощает процесс учета документов, так как каждый документ имеет уникальный номер и не может быть дублирован. Во-вторых, это облегчает поиск документов, так как можно использовать ДМН как ключевое поле для поиска. В-третьих, это повышает безопасность документооборота, так как каждый документ может быть идентифицирован и отслежен до конкретного получателя или отправителя.

В итоге, использование ДМН в документообороте помогает организациям эффективно управлять своими делами, упорядочить документацию и повысить эффективность работы. Это позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить качество обслуживания и обеспечить надежность и безопасность передачи информации.

Виды

Стандартная

Стандартная номенклатура определяет систему дел для организаций с однотипным родом трудовой деятельности и документооборотом.

Стандартные номенклатуры дел составляют в ведомствах на основании длительного рассмотрения потоков документов подведомственных органов. К примеру, министерство образования отправляет в высшие учебные заведения страны номенклатуру стандартного типа.

Персональная

Персональная номенклатура представляет собой каталог из дел, появляющихся в следствие официальной трудовой деятельности какой-то определенной организации или компании.

Номенклатуры персонального (индивидуального) типа оформляют делопроизводственные органы организации.

Процесс оформляется на основе исследования большого количества документации, которая неизбежно возникает в ходе рабочего процесса организации, на основании отраслей, рекомендуемых стандартной номенклатурой, находящейся в учреждении, к коему данная организация принадлежит.

Поначалу создаются номенклатуры для подразделений, где записываются наименования дел, обнаруживается и фиксируется время их хранения и т.п. Потом оформляется сводная (консолидированная) номенклатура дела. Уже после её принятия данный акт рассылается по всем подразделениям компании и приобретает статус обязательного к исполнению.

Управление делами, их фиксирование или заполнение за пределами номенклатуры не разрешается.

При оформлении персональных номенклатур всегда должны предусматриваться индивидуальные особенности конкретных компаний или предприятий. При этом необходимо отличать номенклатуру типа структурных подразделений от сводной номенклатуры. Сводная номенклатура отображает документацию всей организации в целом, включая все подразделения.

Одно из важнейших условий при формировании номенклатуры дел – это то, что она работает с любыми документами, имеющими отношение к предприятию.

Документы могут попадать в организацию с внешней стороны, или сформироваться внутри — система работает с любым видом деловой документации и сортирует их по степени значимости.

Основные принципы ДМН

Директория медицинских наук (ДМН) представляет собой систему классификации научных достижений в области медицинских исследований и публикаций. Ее цель заключается в упорядочении и стандартизации системы номенклатуры дел в медицинской науке.

Основные принципы ДМН включают следующее:

Иерархическая структура: ДМН предоставляет иерархическую структуру, которая позволяет классифицировать научные работы по различным уровням детализации. Она состоит из различных разделов, тем, подтем и ключевых слов. Каждый уровень обозначает более узкую область научных исследований.
Единообразие и согласованность: ДМН служит единообразному и согласованному стандарту для классификации научных публикаций и исследовательских проектов в медицинской науке. Это обеспечивает удобство использования и сравнения данных.
Актуализация и расширяемость: ДМН постоянно обновляется и дополняется новыми категориями и терминами, чтобы соответствовать развивающейся области медицинских исследований. Это позволяет учитывать новейшие тенденции и открытия в медицине.

Принципы ДМН являются основой для построения системы классификации научных работ в медицинской сфере. Они обеспечивают структурную организацию и единообразие данных, способствуя удобству и качеству научных исследований и публикаций.

Что такое Дмн в номенклатуре дел?

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Что такое Дмн в архиве?

— «до минования надобности» (ДМН) — это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года; . Следовательно, документы за 2000г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2006г.

Что указывается в номенклатуре дел?

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с перечнем.

Что значит до минования надобности?

Отметка «До минования надобности» означает , что документы , содержащиеся в этом деле , имеют только практическое значение и хранятся в нотариальных конторах только до тех пор , пока надобность в них отпадет . Этот срок может определяться самостоятельно нотариусом , но он не может быть менее одного года.

Что такое 5 лет Эпк?

ЭПК», то минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить.

Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. . Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Что означает Дмн?

ДМН — до минования надобности; Отметки ЭПК (ЦЭК, ЭК) означают, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.

Как проставляется в номенклатуре дел отметка электронный документ?

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание». . Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело… 8.17. …

Сколько хранятся положения об отделах?

Согласно Перечню 2010 года срок хранения должностных инструкций и положений о структурных подразделениях 75 лет, следовательно, они подлежат передаче в архив организации после 2-х лет окончания делопроизводством (хранения в структурных подразделениях).

Что взять за основу при формировании номенклатуры дел?

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые.

Как составить номенклатуру дел в бухгалтерии?

Определите перечень видов документов, которые составляете и храните в бухгалтерии.
Сформулируйте заголовки (названия) дел.
Установите сроки хранения дел. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.

Как работать с номенклатурой дел?

визируется ответственным за архив организации,
подписывается руководителем службы делопроизводства,
согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,

Сколько составляет срок хранения до минования надобности?

Отметка «до минования надобности» в Перечне 2010 означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения – не менее одного года. Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») говорит о том, что часть документов организации может быть отнесена к сроку хранения «Постоянно».

Что значит срок хранения постоянно?

(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)<1> Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в .

Что значит постоянный срок хранения?

В пункте 4.4 Инструкции указано, что для организаций, не являющихся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы должны храниться не менее 10 лет. . Таким образом, постоянно такие документы хранятся только в государственных и муниципальных архивах.

Порядок и требования к оформлению

В качестве разделов номенклатуры выступают названия отдельных структурных подразделений компании, которые размещаются последовательно, по степени важности для предприятия. Сначала указываются более значимые отделы производства, потом идут второстепенные органы с присвоением им номерных индексов

В других случаях разделы номенклатуры могут состоять из важных руководящих должностей организации, также перечисленных в номерном порядке (1. ген. директор, 2. зам. директора и т.д.)

Грамотное оформление дела позволяет успешно и своевременно найти необходимые документы, гарантирует их доступность, сохранность, а также существенно упорядочивает сам процесс документооборота, что немаловажно при делопроизводстве, где обычно проходит и реализуется немало документации. Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате

Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям

Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате. Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям.

В основной массе предприятий создание дел осуществляется согласно наименованиям типов документов (актов, указов, договоров и т.д.)

При создании дел следует придерживаться следующих условий:

В делах размещается только исполненная и грамотно оформленная документация.
Документация, затрагивающая проблемы, подходящие под общий раздел, размещается в общем же деле.
В одном деле размещается только один образец документа (оригинал либо заверенная копия).
Любой документ, введённый в дело, должен быть грамотно оформлен (обладать датой, росписью, печатью о выполнении и т.п.) в соответствии с Федеральными стандартами.
Для обеспечения дополнительного удобства работы с номенклатурой, в одно и то же дело интегрируется преимущественно документация одного и того же года регистрации.
Документация в самом деле размещается в хронологическом порядке (02.03.2006, 03.03.2006 и т. д.), в нумерологическом (№1, №2..) либо в алфавитном (по именам создателей документов, либо в алфавитном порядке по наименованиям учреждений-корреспондентов).
Часто применяется временно-логическая концепция, при которой документация размещается в делах в процессе решения тех или иных проблем. Подобная система размещения документов по сути сходится с хронологической.
Документация различного периода хранения распределяется в различные же дела.
В деле не могут разместить документы, не соответствующие его наименованию, неверно составленные (отдают на доработку), черновые, напечатанные на копире.
Дело не может включать более чем 250 листов, и по этой причине, если бумаг будет больше, их будут передавать в нескольких томах, указав на лицевой стороне номер тома.
Контракты организации могут разделяться на две категории и храниться в различных делах. В одной категории находятся торговые договоры среди коммерческих организаций, в другой – рабочие соглашения (контракты) с сотрудниками.
Указы по трудовой деятельности оформляются по отдельности от указов сотрудникам организации.
Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, оформляются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

При создании дел с наличием корреспонденции главным условием считаются её размеры.

Предполагая увеличение объёмов переписки с деловыми партнерами, рациональным решением было бы приобретение отдельного дела для всей деловой переписки. При последующем возрастании размера переписки можно также входящую и исходящую переписку разбить согласно их типам: на бумажную корреспонденцию, на электронную почту и прочее.

Проекты и отчеты сохраняются в делах того года, к которому они принадлежат согласно его информационному наполнению, вне зависимости от периода их формирования либо регистрации.

На лицевой части нужно указать:

наименование организации;
индексный номер и номер тома, когда дело разделено на ряд домов;
заглавие дела;
год регистрации;
количество листов;
время хранения.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение – не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Закрытие периода хранения

В конце года нужно проверить все документы на достоверность информации, которая в них обозначена. Их сортируют по периоду хранения и значимости

По каждому делу важно отобразить и собрать суммарный объём документации, количество копий и оригиналов.

Дела временного характера не подлежат обязательной сдаче в архивы организации и компании. Они должны находиться в структурных подразделениях. Их сохраняют в течение трёх лет, а после передают в архив

Важно помнить, что на предприятиях есть переходящие дела, которые нужно правильно отражать в документообороте. Их главная задача — фиксация правил для сотрудников.

Ниже приведён алгоритм действия с таким пакетом документации:

Нужно проводить анализ, чтобы узнать, какие переходящие дела отчётного календарного года соответствуют этой категории. Дополнительно обозначают суммарное число.
В поле с примечанием ставят соответствующую пометку.
Нумерация и индекс дела подлежит обязательному сохранению, когда проводится первичная регистрация документов.

Под этим процессом понимается систематизация, организация, сроки хранения документов по номенклатуре дел. Благодаря ей, можно упорядочить папки, которые применяются и задействуются в процессе работы и трудовой деятельности. На предприятиях и фирмах есть ответственные лица, которые должны заниматься передачей дел в государственный архив.

https://youtube.com/watch?v=2pz-F_DeCII

Хранение электронных документов: что нового

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем. Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

• программные разработки (по определению);

• отчеты (от бухгалтерских до технических);

• рекламная продукция и многое другое, включая и близкие секретарю протоколы совещаний у генерального директора.

Многие из перечисленных документов имеют сроки хранения «постоянно», 10 лет и более

Помещая их в архив, к ним следует отнестись с особым вниманием

В России действует нормативный (обязательный) для всех документ по архивному делу – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015). В 2018 году увидели свет Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее – Методические рекомендации). Они уточнили и во многом дополнили требования Правил 2015 к хранению электронных документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Дела, которые ведутся в организации в электронном виде, в номенклатуре дел отражаются на общих основаниях. Никакой «дискриминации» по носителю устраивать не нужно. Заголовки дел располагаются в необходимом порядке. При этом электронные дела сопровождаются специальными отметками (Пример 1).

Ежегодно к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Для учета электронных дел лучше составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб (разд. 1.1.1.4 Методических рекомендаций). Только в форме итоговой записи, предложенной Правилами 2015, не содержится специального поля для отметки об объеме электронных дел, поэтому объем может быть указан произвольно. Можно включить для этого в итоговую запись отдельную графу (Пример 2).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОПИСЯХ

То, что электронные документы со сроками хранения свыше 10 лет и «постоянно» вносятся в специальные описи, делопроизводителям известно (п. 4.31 Правил 2015). Формы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения приведены в Правилах 2015 (приложения 17 и 18 соответственно). Вспомним общие правила составления описей дел:

1. Опись состоит из нескольких годовых разделов, начиная с самого раннего. Например, если мы принимаем в архив электронные документы начиная с 2015 года, то в описи будут разделы за 2015–2018 годы, первым из которых будет раздел за 2015 год. Все годовые разделы будут представлять собой одну опись – № 1.

2. Нумерация единиц хранения в описи (содержимое графы 1 «№ п/п») сквозная. Например, раздел за 2015 год может включать позиции с 1 по 5, тогда годовой раздел за 2016 год начнется с № 6, а не 1. Это будет продолжаться, пока число позиций в описи не достигнет 9999. Только после этого опись № 1 можно закрыть и начать опись № 2.

Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Утв. Росархивом, 2018.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2019.

Сбор информации

Руководитель может доверить составление и организацию документов секретарю делового производства. Согласно методическим рекомендациям, архивация осуществляется в структурных подразделениях. Но во многих фирмах этой задачей занимается секретарь. Для этого должны вводиться новые должностные обязанности.

Его главная задача заключается в сборе информации и её фиксации. Оптимальный вариант для предприятий — составление конкретных разделов и листов с опросами

Важно выбрать носитель, который будет использоваться для НД. Это может быть цифровая форма или бумага.

Секретари тоже не всегда имеют опыт и не обладают сведениями. Особенно когда речь идёт о сроках, которые нужно отобразить в нормативной и узкоспециализированной документации. Необходимо обозначить количество копий и периодичность обращения сотрудников компаний за оригиналами.

Определение и оформление переходящих дел

Дела, не закрытые в течение года, считаются переходящими и в номенклатуре помечаются соответствующим номерным индексом. т.е. дело, которое не закрыли в 2015-м переходит на 2016-й год и так далее… Нормы и критерии переходящих дел прописаны в пунктах 3, 4, 9 ОПРАО (одобрено Росархивом 6 Февраля 2002 года).

К примеру, дело не считается переходящим, если его весь год вели, а затем, в конце года, просто подписали последний указ — в таком случае дело будет считаться закрытым, а в следующем году его снова откроют.

закрывают только в случае увольнения

К переходящим делам могут относиться следующие категории дел:

Переписки (в зависимости от самого дела — например, дело будет считаться переходящим, если переписка с предприятием о конкретном деле, допустим, о контракте на поставку угля не решился в данном году, и он переходит на следующий год и фиксируются как переходящий).
Любая документация типа досье (к ним относятся личные дела, проектные дела, договорные дела и т.д.).
Судебные дела (так, организации, часто выступающие в судебных кампаниях, могут несколько лет, на протяжении тяжб, собирать документацию в единое дело, имеющее статус “переходящего”).

Переходящие дела – это внутренние документы организации, в т.ч. нормативные акты, устав организации и другая обновляемая и поддающаяся редакции документация.

Сроки хранения таких дел определяются при отсчете от последнего подшитого документа. То есть, если перед закрытием дела документ был подшит в декабре 2016 года, то расчёт будет производиться уже с 1 числа 2017-го года.

Так как сроки всегда индивидуальны, то для каждого дела следует проводить расчёт самостоятельно: например, если срок хранения 6 лет, то данное дело должно будет подлежать уничтожению 01.01.23 г.

При оформлении дел следует указывать на факт того, что материал является переходящим. На обложке такого дела, на строке после наименования дела, справа от даты, следует поставить соответствующую пометку.

Если при завершении 2016-го года составляется номенклатура дел на 2017-й год, то в одном из заполняемых столбцов формы номенклатуры «Примечание», в деле, оформление и контроль над которым стартовал в 2016-м г, и установлено, что это продолжится в 2017 г., нужно поставить пометку о том, что дело переходит с 2016-го (с передачей всех номерных индексов) на 2017-й год.

О требованиях к составлению номенклатуры дел узнайте подробно из видео: