Распорядительные документы: понятие, оформление, формы

Положение об организации

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства.

Различаются положения об организациях: типовые, примерные, индивидуальные. Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и выполняющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения являются основой для разработки индивидуальных положений.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организации. Как правило, утверждение положение об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.

Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.

Не существуют нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Текст положения об организации может включать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» содержатся официальные полное и сокращенное наименования организации, определяются цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта, указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати и официальные бланки имеет.

Раздел «Основные задачи» формулирует цели деятельности организации или проблемы, которые призвана решать организация и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисления прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать лили требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных

на организацию функций. К правам относятся:

— право на издание распорядительных и нормативных документов;

— право на ведение переписки;

— право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам;

— право представительствовать в вышестоящих и иных органах;

— право запрашивать информацию и др.

В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Распорядительные документы: приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты:

наименование организации,
наименование вида документа(ПРИКАЗ),
дату (12.01.2021 или 12 января 2021 г.),
регистрационный номер,
место составления,
заголовок к тексту,
текст,
подпись.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;
формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. Можно указать и обобщённо, например: директорам институтов, руководителям структурных подразделений.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

поручение;
исполнитель (исполнители);
срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

ПРИКАЗ

04.03.2021 № 3

Красноярск

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности, ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства.
Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 10.03.2021 ответственный: специалист Петрова А.А.
Руководствоваться всем руководителям структурных подразделений правилами работы с документами, закреплёнными в Инструкции по делопроизводству.
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Софронова О.Г. Софронова

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Как применять документы

Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.

Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:

Приказ действует до отмены, распоряжение – до фактического исполнения.
Распоряжения, как правило, переиздаются при необходимости, в приказ можно внести изменения таким же распорядительным документом – приказом. В текст изменяющего приказа включают текст соответствующих изменений.
При издании приказа в документе всегда указывается заголовок «Приказ», в распоряжении часто заголовок опускается. При составлении распоряжения текст начинается словами «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – «Приказываю».

Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.

Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.

С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.

Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.

Перечень нормативных актов в строительстве

нормативные акты, имеющие федеральное либо региональное значение. Вопросы о признании подобных документов действительными рассматривают соответствующие гос.органы (как исполнительные, так и представительные);
стандарты национального (государственного) значения и иные нормативные акты, так или иначе касающиеся сертификации и стандартизации. Признание действующими таких документов доверено Федеральному агентству по техническому регулированию и метрологии;
руководящие документы, утвержденные Ростехнадзором;
СП и стандарты, разработка и утверждение которых осуществлялось уполномоченными органами зарубежных стран;
СП и стандарты, признанные региональными организациями, сфера деятельности которых, непосредственно, связана со стандартизацией.

Все типы нормативных актов, из которых состоит информационно-справочная система, не могут устанавливать требования по вопросам, чьим урегулированием занимается гражданское право, трудовое законодательство либо прочие правовые акты.

Основное назначение норм состоит в том, чтобы обозначить структуру, концепцию и принципы системы, а также требования, предъявляемые к ее содержимому, структурированию, оформлению. К тому же, именно они определяют утверждение и использование тех или иных строительных документов.

Что такое организационно распорядительные документы?

ОРД могут включать в себя различные типы документов, такие как положения, инструкции, приказы, регламенты, правила и другие. Эти документы разрабатываются и утверждаются руководством организации и являются основой для организации и координации работы сотрудников.

ОРД могут содержать информацию о структуре организации, должностных инструкциях, процедурах и правилах выполнения работы, сроках и порядке предоставления отчетности, контроля и принятия решений. Они также могут устанавливать правила взаимодействия между сотрудниками и отдельными отделами организации, определять ответственность и компетенцию каждого сотрудника.

ОРД имеют большое значение для организаций, так как они способствуют более эффективному функционированию и управлению организацией. Они помогают установить ясные правила и процедуры работы, предотвращают недоразумения и конфликты, а также обеспечивают согласованность действий сотрудников. ОРД также служат основой для контроля и оценки выполнения работы и позволяют судить о качестве и эффективности работы организации.

Важно отметить, что ОРД должны быть доступными и понятными для всех сотрудников организации. Регулярное обновление и обучение по соблюдению ОРД являются важной составляющей эффективного функционирования организации

Когда издается распоряжение

Распоряжение – это некая вариация императива от единоличного/коллегиального органа госструктуры, который ориентирован на решение безотлагательных задач.

В производственной среде подготовка распоряжения продиктована необходимостью решить узкопрофильные нюансы, которые определяют степень рентабельности предприятия и его способность удовлетворять спрос потребителей. Если, например, руководитель издал приказ, в котором одобрил план ремонта производственных площадей с детализацией сроков и этапов работ по модернизации, то в распоряжении фиксируется, какой конкретно цех необходимо подготовить к реконструкции.

Дополнительно указанный формат императива издается, когда необходимо:

согласовать график отпусков;
подготовить копии контрактов, ТТН, счетов-фактур, актов сверки и прочее;
предоставить отчетную документацию.

Распоряжение детализирует нюансы исполнения приказов и постановлений, исходящих сверху.

Распорядительные документы. Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные
документы

Основное
назначение их регулировать и координировать
деятельность, что позволяет
руководству осуществить постановленные
перед ним задачи, получать максимальный
эффект от своей деят-ти.

Эти
документы могут касаться совершенствования
организационной структуры, определение
или корректировки средств и способов
осуществления основной деят-ти,
обеспечение организации различными
ресурсами.

Они
содержат решения идущие сверху вниз по
системе управления.

Их
адресатом является конкретное учреждение,
структурные подразделения, должностные
лица или работники.

Распорядит.
Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя
в пределах их полномочий и компетенции,
чтобы выполнить задачи возложенные на
организацию

В СОСТАВ
ВХОДЯТ: приказы, указания,
решения, постановления, распоряжения.

Составление
и оформление распорядительных документов

Текст
распорядительного документа чаще всего
состоит из взаимозависимых двух частей— констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть
является введением в существо
рассматриваемого вопроса, призвана
объяснить, чем вызваны распоряжения. В
ней могут быть перечислены факты,
события, дана оценка. Нередко дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указываются вид акта, его автор, дата,
номер, полное название, т.е. приводятся
все поисковые (ссылочные) данные.
Констатирующая часть необязательна,
она может и отсутствовать.

Основную
нагрузку в распорядительных документах
несет распорядительная
часть, которая излагается в повелительной
форме. В зависимости от вида документа
она начинается словами: «постановляет»
(‘постановил») — в постановлении;
»решает» {«решил’) — в решении;
«предлагаю» — в распоряжении;
«приказываю» — в приказе. Вид
распорядительного документа предопределяет
и характер изложения его текста.

Постановление
— это правовой акт, принимаемый высшими
и некоторыми центральными органами
федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности,
а также представительными и коллегиальными
исполнительными органами субъектов
Российской Федерации в целях разрешения
наиболее важных и принципиальных задач,
стоящих перед данными органами, и
установления стабильных норм, правил.

Решение
— это правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами
учреждений, организаций, предприятий
в целях разрешения наиболее важных
вопросов их деятельности.

Решениями
называются также совместные распорядительные
документы, принимаемые двумя органами
управления и более, один из которых
действует на основе коллегиальности,
а другой — на основе единоначалия.

Постановления
и решения оформляются на бланках и имеют
следующие реквизиты: Государственный
герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального
образования), если организация имеет
право на гербовый бланк, наименование
вышестоящего органа, наименование
организации-автора, название вида
документа, дата и номер документа, место
издания, заголовок к тексту, подпись
руководителя коллегиального органа.

Текст
постановления или решения состоит из
двух частей — констатирующей и
распорядительной, разделенных в
постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,
в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»),
которое печатается прописными буквами.

Приказ
— это правовой акт, издаваемый
руководителем организации, действующим
на основе единоличного принятия решений,
в целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед организацией; в
отдельных случаях может касаться
широкого круга организаций и лиц.

Различаются
приказы по основной деятельности и
личному составу.

Приказы
по личному составу (кадровые приказы)
регулируют прием, перемещения, увольнения
работников, предоставление отпусков,
присвоение разрядов, вынесение взысканий
и поощрения работников.

Приказы
оформляются на бланке приказа.
Обязательными реквизитами приказа
являются наименование вышестоящей
организации (если она имеется), наименование
организации-автора, название вида
документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа,
место издания, заголовок к тексту,
подпись, визы.

Указание— распорядительный документ,
издаваемый министерствами, ведомствами,
организациями преимущественно по
вопросам информационно-методического
характера, а также вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и других актов.

Распорядительные документы: протокол, постановление

Протокол – документ, в котором зафиксирован ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях. Поэтому, с одной стороны, протокол может быть информационным документом (содержащим информацию о ходе обсуждения управленческих вопросов), с другой – это распорядительный документ, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол документирует деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как: совет директоров, педагогический совет. В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа «КОЛЛЕГИЯ …ПОСТАНОВЛЯЕТ», «СОБРАНИЕ….РЕШИЛО» «УЧЕНЫЙ СОВЕТ РЕШИЛ».

Обязательно протокол ведётся на конференциях, совещаниях, заседаниях. Ответственность за подготовку протокола и за правильность записей в протоколе несёт секретарь. Протокол включает следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа (протокол), дата и номер протокола, место составления протокола, заголовок к тексту, текст, подписи. Протокол должен отражать содержание заседания, собрания, отвечать требованиям полноты и достоверности информации. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола должна включать следующие вопросы:

кто руководит проведением протоколируемого мероприятия;
кто вёл протокол;
кто присутствовал на совещании (заседании, собрании);
кто был приглашён (при необходимости) на совещание;
какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о председателе, секретаре, присутствующих и приглашённых включает фамилии и инициалы должностных лиц. Дополнительно для лиц, приглашённых на совещание, указывается занимаемая должность. На собраниях, где большое количество участников, перечисление присутствующих в водной части нецелесообразно, поэтому составляется отдельный список присутствующих на собрании, а в разделе «присутствовали», указывается общее количество присутствующих, со ссылкой на прилагаемый список.

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности. Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части даётся ссылка на него. Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Ольга Софронова

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Требования к оформлению ОРД

В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона.

Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть:

краткой, емкой;
однозначной, единообразной;
последовательной.

Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят:

государственный герб РФ;
герб субъекта РФ;
логотип организации или ее товарный знак;
код формы организационно-распорядительного документа;
код организации;
название организации, в которой был издан документ;
ОГРН, ИНН и КПП юридического лица;
название структурного подразделения, издавшего документ;
название, дата издания и регистрационный номер документа;
название должности лица, сформировавшего документ;
справочные сведения об организации;
место составления документа;
грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу;
заголовок и основной текст;
отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело.

Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно — повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов.

Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов — от 12 до 14.

Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал — 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами — один пробел.

Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей).

Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста.

В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы

Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий.. Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме

В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:

Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи:

все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере;
цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная;
она не должна перекрывать текст документа.